PDF in PDF/A umwandeln

PDF/A ist ein ISO-Standard (ISO 19005) für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente. Anders als eine gewöhnliche PDF ist eine PDF/A-Datei in sich geschlossen: Schriften sind eingebettet, ein Farbprofil ist hinterlegt, Verschlüsselung ist untersagt und alle externen Abhängigkeiten sind entfernt. Behörden, Gerichte und Dokumentenmanagementsysteme verlangen für Archivübergaben regelmäßig PDF/A.

PDF/A-2b ist für die meisten Fälle die richtige Wahl — die Stufe unterstützt moderne PDF-1.7-Funktionen (JPEG 2000, Transparenz, OpenType-Schriften) und bleibt trotzdem breit kompatibel. Nehmen Sie PDF/A-1b, wenn ein älteres Archivsystem die Datei entgegennimmt und maximale Kompatibilität gefragt ist. PDF/A-3b oder -3u brauchen Sie dann, wenn neben dem sichtbaren Dokument noch Anhänge mitreisen sollen, etwa eine XML-Rechnung oder die Rohdaten.

Manche PDFs enthalten Elemente, die eine Umwandlung in exakt die gewünschte Konformitätsstufe verhindern — zum Beispiel Farbräume ohne ICC-Profil oder Funktionen aus einer höheren PDF-Version. Ist „Herabstufung erlauben“ aktiv, wandelt der Konverter das Dokument in die nächstliegende erreichbare Stufe um, statt die Umwandlung abzubrechen. Wir empfehlen, die Option eingeschaltet zu lassen.

Innerhalb jeder PDF/A-Generation (1, 2, 3) gibt es Unterstufen: „b“ (Basis) ist die Mindestanforderung und sichert allein die originalgetreue Darstellung. „u“ (Unicode) verlangt zusätzlich, dass jeder Text eine Unicode-Zuordnung besitzt — erst dann funktionieren Kopieren und Volltextsuche zuverlässig. „a“ (Barrierefrei) geht am weitesten und fordert eine getaggte logische Dokumentstruktur, damit Screenreader das Dokument vollständig erschließen können.

Ja. Ein Scan ist im Grunde eine Folge von Bildern und lässt sich problemlos umwandeln — die Bilder werden unverändert übernommen. Soll der Text im Archiv außerdem durchsuchbar sein, schicken Sie die Datei vorher durch unser OCR-Tool: Es legt eine Textebene darunter, danach wandeln Sie sie in PDF/A um.

In aller Regel nicht. Der Konverter rechnet den Farbraum um und bettet die Schriften ein, das Layout bleibt dabei erhalten. Nur wenn die Ausgangsdatei Funktionen nutzt, die PDF/A nicht kennt — etwa echte Transparenzeffekte auf Stufe 1 —, müssen diese reduziert werden, was zu kleinen Abweichungen führen kann. Ab PDF/A-2b wird Transparenz nativ unterstützt, dort kommt das kaum noch vor.

Vielerorts ja. Zahlreiche Stellen und Regelwerke schreiben PDF/A für die dauerhafte Aufbewahrung, für elektronische Einreichungen und für amtliche Archive vor — dazu zählen der europäische E-Rechnungsstandard (EN 16931 / Factur-X), verschiedene Gerichtsbarkeiten, die Dokumentenlenkung nach ISO 9001 und datenschutzkonforme Archive. In Deutschland verlangt etwa der elektronische Rechtsverkehr über das beA PDF/A-konforme Dateien. Prüfen Sie die konkrete Vorgabe Ihrer Stelle, um die geforderte Stufe zu bestätigen.

Nein — das Dateiformat allein reicht dafür nicht aus. Die GoBD stellen Anforderungen an das gesamte Verfahren: Wie Belege erfasst werden, wie ihre Unveränderbarkeit sichergestellt ist, wie Zugriffe protokolliert werden und ob eine Verfahrensdokumentation vorliegt. PDF/A hilft bei einem dieser Punkte, nämlich der dauerhaften Lesbarkeit, und ist deshalb in vielen Archivierungskonzepten das Zielformat. Ob Ihre Ablage insgesamt GoBD-konform ist, beurteilt Ihre Steuerberatung.

Ja. Im Gratis-Tarif sind 10 Umwandlungen pro Tag enthalten — ohne Wasserzeichen und ohne Anmeldung. Mit Plus und Pro entfällt das Tageslimit, und es gelten höhere Dateigrößen.