PDF trennen & teilen

Entscheidend ist in diesem Modus der Unterschied zwischen einer Liste von Seiten und einer Liste von Gruppen. Die Eingabe 1-3, 5, 7-10 wählt nicht neun Seiten aus — sie beschreibt drei Dokumente, und Sie erhalten drei PDFs zurück: eine mit den Seiten 1 bis 3, eine mit Seite 5, eine mit den Seiten 7 bis 10. Jedes Komma ist ein Schnitt.

Damit sind Bereiche immer dann der richtige Modus, wenn das Dokument bereits eine benennbare Struktur hat. Ein Bericht, dessen Kapitel auf den Seiten 1, 12, 29 und 44 beginnen, wird mit einer einzigen Eingabezeile zu vier Kapiteldateien. Die Alternative — einen Abschnitt extrahieren, speichern, das Original neu laden, den nächsten extrahieren — ist dieselbe Arbeit viermal hintereinander, und genau dabei vertauscht man üblicherweise die Seitenzahlen.

Die Option zum Zusammenfassen ändert das Ergebnis, nicht die Auswahl: Dieselben Gruppen landen in einer PDF statt in mehreren. So schneiden Sie einen Abschnitt aus der Mitte eines Dokuments heraus — geben Sie die Bereiche davor und danach an und schalten Sie das Zusammenfassen ein. In beiden Fällen kommen die Seiten in Dokumentreihenfolge heraus und nicht in der Reihenfolge Ihrer Eingabe, eine doppelt genannte Seite erscheint nur einmal, und alles, was mehr als eine Datei ergibt, kommt als ZIP mit den Seitenzahlen im Dateinamen.

Dieser Modus nimmt eine einzige Zahl und rechnet für Sie. Stellen Sie 15 Seiten pro Datei ein, und ein 553-seitiges Dokument wird zu 1-15, 16-30, 31-45 und so weiter bis 541-553 — siebenunddreißig Dateien, ohne einen einzigen Bereich einzutippen. Der letzte Teil enthält den Rest und ist deshalb meist kürzer als die übrigen; wie viele Dateien entstehen, sehen Sie, bevor Sie sich festlegen.

Es ist der richtige Modus, wenn ein Dokument keine benennenswerte Struktur hat. Scanstapel, exportierte Protokolle, Sammel-Downloads und Archivdateien haben selten Kapitel; sie haben Seiten, und der einzig sinnvolle Schnitt ist ein regelmäßiger. Ebenso passt er, wenn die Vorgabe in Seiten statt in Megabyte formuliert ist — ein Portal, das zwanzig Seiten pro Einreichung annimmt, oder ein Druckauftrag, der in Chargen laufen muss.

Mit dem Wert 1 wird jede Seite der PDF als eigenes Dokument gespeichert und alle zusammen in einem ZIP ausgeliefert. Das ist die Antwort auf einen Stapelscan, bei dem jedes Blatt in Wahrheit ein eigenständiges Dokument ist — Rechnungen, Zertifikate, Lieferscheine, unterschriebene Formulare —, das nur deshalb in einem Durchgang eingezogen wurde, weil es einzeln einen halben Tag gekostet hätte. Wenn nur einige Seiten getrennt werden sollen und nicht alle, erledigt „PDF-Seiten extrahieren“ dasselbe mit einer Auswahl.

Die Seitenzahl ist ein schlechter Anhaltspunkt für die Dateigröße. Eine Seite Fließtext kann vier Kilobyte groß sein und der Scan auf der Seite danach vier Megabyte — „zehn Seiten pro Datei“ sagt Ihnen also nichts darüber, ob das Ergebnis durch einen Mailserver mit 25-MB-Grenze passt. Das Teilen nach Größe dreht die Frage um: Sie geben die Obergrenze vor, und das Tool ermittelt, wie viele Seiten darunter passen.

Das ehrlich zu ermitteln, ist der eigentliche Kniff. Die naheliegende Methode — jede Seite messen und die Größen addieren, bis das Limit erreicht ist — ist falsch, denn Schriften, Farbprofile und Bilder einer PDF werden von allen Seiten geteilt, die sie verwenden. Einzeln gespeichert trägt jede von zwanzig Seiten ihre eigene Kopie derselben Schrift; gemeinsam gespeichert tragen sie eine. Das Addieren der Einzelgrößen zählt die gemeinsamen Bestandteile also immer wieder mit: Bei einem 35-MB-Dokument mit 553 Seiten lag die Schätzung um etwa das Vierfache zu hoch und ergab dreißig winzige Dateien, wo etwa acht richtig gewesen wären.

Jede in Frage kommende Gruppe wird deshalb tatsächlich gebaut und gemessen statt geschätzt — erst durch Verdoppeln vergrößert, dann durch Halbieren eingegrenzt, was pro Teil eine Handvoll Speichervorgänge kostet statt einen pro Seite. Diese Arbeit läuft auf unseren Servern und nicht im Browser-Tab, weil Hunderte von Speichervorgängen den Browser einfrieren würden. Die Teile werden auf rund 94 % Ihrer Obergrenze gepackt: Ein erneutes Speichern schwankt ein wenig, und „MB“ bedeutet in der einen Software 1.000 KB und in der anderen 1.024 — ein Teil, der bei einem 5-MB-Limit 5.073 KB meldet, wäre formal korrekt und praktisch unbrauchbar. Eine einzelne Seite, die größer ist als das Limit, lässt sich durch Schnitte ringsherum nicht verkleinern und wird als Ganzes in einer eigenen Datei ausgegeben; mit eingeschalteter Komprimierung läuft vorher ein schonender, textbewahrender Durchgang über das Dokument, der gescannte Seiten meist unter die Grenze bringt.

Die Seitenauswahl zeigt jede Seite als Miniatur, und ein Klick wählt sie aus. Was Sie anklicken, wird dabei laufend in ein Bereichsfeld gespiegelt — wählen Sie die Seiten 4, 5, 6 und 9, steht dort 4-6, 9 —, sodass Sie Ihre Auswahl als Textzeile prüfen können, statt ein Raster nach hervorgehobenen Kacheln abzusuchen. In einem langen Dokument ist genau dieses Nachlesen das, was die Seite auffliegen lässt, die Sie anklicken wollten und verfehlt haben.

Mit dieser Auswahl kann dann zweierlei geschehen. Standardmäßig wird daraus eine PDF, die diese Seiten in Dokumentreihenfolge enthält — das wollen Sie, wenn die Seiten zusammengehören: ein Abschnitt, eine Reihe verwandter Formulare, die drei Seiten, nach denen tatsächlich gefragt wurde. Schalten Sie „Jede Seite als eigene PDF speichern“ ein, wird jede ausgewählte Seite stattdessen zu einer eigenen Datei im ZIP — die richtige Form, wenn jede Seite für sich ein eigenes Dokument ist.

Das überschneidet sich absichtlich mit zwei benachbarten Tools, und richtig ist jeweils das, bei dem Sie weniger zu tun haben. „PDF-Seiten extrahieren“ ist dieselbe Operation mit dem gesamten Bildschirm für die Auswahl und damit der bessere Startpunkt, wenn das Auswählen die ganze Aufgabe ist. „PDF-Seiten löschen“ ist die Gegenrichtung und schneller, sobald sich leichter benennen lässt, was weg soll, als was bleiben soll — was immer dann gilt, wenn Sie den größten Teil des Dokuments behalten. Hier zu bleiben lohnt sich, wenn Sie ohnehin gerade teilen und zusätzlich ein Abschnitt herausgezogen werden muss.