PDF से Excel

PDF टेबल नहीं रखती। वह अपनी जगह पर रखा टेक्स्ट रखती है: यह अक्षर इन निर्देशांकों पर, और कुछ नहीं। जिसे आपकी आँख पंक्तियों और कॉलम की ग्रिड की तरह पढ़ती है, वह फ़ाइल के लिए बस कुछ टुकड़े हैं जो संयोग से एक सीध में हैं। कहीं दर्ज नहीं होता कि कोई मान किस कॉलम का था, या कोई कॉलम था भी।

इसलिए Excel में बदलने का मतलब है ज्यामिति से इरादा फिर से बनाना: अक्षरों को सेल में जोड़ना, खड़ी ख़ाली जगहों से कॉलम की सीमाएँ निकालना, हेडर की पंक्तियाँ पहचानना और तय करना कि एक टेबल कहाँ ख़त्म होती है और अगला पैराग्राफ़ कहाँ शुरू। यह पढ़ना नहीं, अनुमान है।

इससे नतीजे मनमाने नहीं, पहले से समझ में आने वाले होते हैं। सही सीध वाला स्टेटमेंट लगभग पूरी तरह बन जाता है; मर्ज किए सेल, दो स्तर वाले हेडर और पंक्तियों के बीच फ़ुटनोट वाली टेबल को थोड़ी सफ़ाई चाहिए होगी, क्योंकि फ़ैसले के लिए ज़रूरी जानकारी फ़ाइल में कभी लिखी ही नहीं गई।

हर पेज की दो बार जाँच होती है। पहली बार रेखाओं के सहारे: जब टेबल पर बॉर्डर हों, तो लकीरें सेल तय करती हैं, और इससे भरोसेमंद कुछ नहीं। दूसरी बार रेखाओं को पूरी तरह छोड़कर टेक्स्ट की सीध से काम होता है, उन खड़ी ख़ाली गलियों को ढूँढ़ते हुए जो कॉलम हमेशा पीछे छोड़ते हैं।

दोनों ज़रूरी हैं क्योंकि असली टेबल दो तरह की होती हैं। खाते, इनवॉइस और सरकारी फ़ॉर्म आम तौर पर बॉर्डर वाले होते हैं। बैंक स्टेटमेंट, क़ीमत सूचियाँ और अंदरूनी सिस्टम के एक्सपोर्ट लगभग कभी नहीं; वे सिर्फ़ सीध के सहारे टिके होते हैं, और रेखाओं पर आधारित पहचान उनमें कुछ नहीं देखती। हर पेज पर बेहतर नतीजा जीतता है, इसलिए दोनों तरह की टेबल वाली रिपोर्ट एक ही बार में बदल जाती है।

यही बारीकी तय करती है कि कन्वर्ज़न समय बचाएगा या खाएगा। टेक्स्ट की तरह निकाली गई रक़म संख्या जैसी दिखती है और वैसे ही सीध में बैठती है, पर Excel उसे टेक्स्ट मानता है, SUM शून्य देता है, और असली काम शुरू होने से पहले आप पंद्रह मिनट कॉलम बदलने में लगाते हैं।

संख्याएँ असली संख्या वाले सेल में लिखी जाती हैं, इसलिए फ़ाइल खुलते ही आप सॉर्ट, फ़िल्टर और जोड़ कर सकते हैं। एक सावधानी: दशमलव और हज़ार के विभाजक दस्तावेज़ों में अलग-अलग होते हैं, और किसी दूसरे देश की शैली में लिखी टेबल ग़लत पढ़ी जा सकती है; अनजान स्रोत की फ़ाइल में बाक़ी पर भरोसा करने से पहले टोटल वाला एक कॉलम जाँच लें।

PDF से Excel तब इस्तेमाल करें जब काम की चीज़ ग्रिड में हो: क़ीमत सूचियाँ, वित्तीय टेबल, इन्वेंटरी, समय-सारणी और ऐसे डेटा एक्सपोर्ट जिन्हें आप सॉर्ट करना या जोड़ना चाहते हैं। हर स्रोत पेज अपनी अलग वर्कशीट बनता है, और एक पेज की कई टेबल बीच में एक ख़ाली पंक्ति के साथ ऊपर-नीचे रखी जाती हैं।

PDF से Word तब, जब काम की चीज़ गद्य में हो: पत्र, अनुबंध और रिपोर्ट, जहाँ लेआउट और पैराग्राफ़ सेल से ज़्यादा मायने रखते हैं। बैंक और क्रेडिट कार्ड स्टेटमेंट के लिए बैंक स्टेटमेंट से Excel कन्वर्टर इससे आगे जाता है: कई लाइनों में टूटे विवरण जोड़ता है और चालू बैलेंस जाँचता है।