Excel से PDF

स्प्रेडशीट असल में एक अनंत ग्रिड है। उसमें न पेज होते हैं, न मार्जिन, और न ही यह तय होता है कि कागज़ की एक शीट कहाँ ख़त्म होकर अगली शुरू होती है — ये सवाल तभी उठते हैं जब कोई उसे छापने बैठता है। PDF में बदलते ही ये सारे फ़ैसले एक साथ लेने पड़ते हैं, और यही वजह है कि एक ही वर्कबुक कभी सुथरी दो-पेज की रिपोर्ट बनती है और कभी चालीस पेज में बिखर जाती है।

ये फ़ैसले वर्कबुक में सहेजी गई प्रिंट सेटिंग से लिए जाते हैं, यानी कन्वर्ज़न वही करता है जो आपने Excel में तय किया था: प्रिंट एरिया, पेज ओरिएंटेशन, स्केलिंग, हर पेज पर दोहराई जाने वाली हेडर रो, मार्जिन और पेज ब्रेक। कुछ भी अपने-आप गढ़ा नहीं जाता, और आपकी किसी सेटिंग को दरकिनार भी नहीं किया जाता।

इसीलिए Page Layout व्यू में बिताए पाँच मिनट यहाँ सबसे ज़्यादा काम आते हैं। ज़रूरी रेंज पर प्रिंट एरिया सेट करना, चौड़ी टेबल के लिए लैंडस्केप चुनना, चौड़ाई में एक पेज पर स्केल करना और हेडर रो को हर पेज पर दोहराना — यही आँकड़ों के ढेर को ऐसी चीज़ में बदलता है जिसे कोई इंसान पढ़ सके।

सबसे बड़ी वजह यह है कि PDF दोबारा कैलकुलेट नहीं होती। वर्कबुक के आँकड़े फ़ॉर्मूलों पर टिके होते हैं, और फ़ॉर्मूले इस पर कि उन्हें Excel का कौन-सा वर्ज़न खोल रहा है, रीजनल सेटिंग क्या हैं, बाहरी लिंक अब भी काम कर रहे हैं या नहीं, और सामने वाले ने ग़लती से किसी सेल में कुछ टाइप तो नहीं कर दिया। PDF वे आँकड़े हमेशा के लिए वैसे ही दिखाती है जैसे भेजते वक़्त थे।

दूसरा फ़ायदा यह कि सामने वाले को उतना ही दिखता है जितना आप दिखाना चाहते थे। वर्कबुक में छिपी हुई शीट, काम-चलाऊ कॉलम, कमेंट, डिफ़ाइन्ड नेम और रिवीज़न हिस्ट्री साथ चलती है, और कितनी ही जानकारी सिर्फ़ इसलिए लीक हुई है क्योंकि जहाँ एक टेबल भेजनी थी वहाँ पूरी स्प्रेडशीट भेज दी गई। कन्वर्ज़न सिर्फ़ वही रखता है जो छपता है, बाक़ी पीछे छोड़ देता है।

और यह कहीं भी खुल जाती है। किसी को न Excel चाहिए, न उसका सही वर्ज़न, न कोई ऐड-इन — PDF फ़ोन पर, ब्राउज़र में और काग़ज़ पर एक जैसी दिखती है।

स्प्रेडशीट की PDF ज़्यादातर चौड़ाई पर ही मात खाती है। काग़ज़ से चौड़ी टेबल को कहीं न कहीं टूटना ही पड़ता है, और ग़लत जगह टूटने पर रो के लेबल उसके आँकड़ों से अलग हो जाते हैं — नतीजा, पन्नों भर संख्याएँ जिनके बारे में यह पता ही नहीं चलता कि वे किसकी हैं।

तीन सेटिंग लगभग पूरी समस्या हल कर देती हैं। लैंडस्केप ओरिएंटेशन एक झटके में क़रीब 40% ज़्यादा चौड़ाई दे देता है। Scale to Fit में चौड़ाई को एक पेज पर सेट करने से कॉलम सिकुड़कर समा जाते हैं — यह क़रीब 8-पॉइंट टाइप तक ठीक रहता है, उससे छोटा पढ़ा नहीं जाता। और लेबल वाले कॉलम तथा हेडर रो को हर पेज पर दोहराने से हर टुकड़ा अपने-आप में समझ आने लायक रहता है, भले ही टूटना टाला न जा सके।

और अगर टेबल सचमुच पढ़ने लायक आकार में नहीं समाती, तो उसे सोच-समझकर बाँट देना बेहतर है बजाय इसके कि स्केल करते-करते वह अपठनीय हो जाए — दो पन्नों पर कॉलमों के दो तार्किक समूह, दोनों पर लेबल दोहराए हुए, उस एक पेज से कहीं ज़्यादा काम का है जिसे कोई पढ़ ही न सके।

यहाँ रोज़मर्रा का मामला वित्तीय और व्यावसायिक स्प्रेडशीट का होता है, और नतीजे पर आम तौर पर कुछ और लगाना होता है। जिन आँकड़ों का इधर-उधर घूमना ठीक नहीं, उन पर PDF सुरक्षित करें से पासवर्ड लगाइए और कॉपी करना बंद कीजिए। बदले हुए इनवॉइस या स्टेटमेंट पर PDF साइन करें से हस्ताक्षर लगाइए।

PDF पर वॉटरमार्क लगाएँ किसी रिपोर्ट को DRAFT या CONFIDENTIAL के तौर पर चिह्नित करता है, और स्प्रेडशीट के लिए यह बाक़ी दस्तावेज़ों से भी ज़्यादा ज़रूरी है — संख्याओं की टेबल देखकर यह अंदाज़ा ही नहीं लगता कि उसकी हैसियत क्या है।

अगर यह PDF किसी बड़ी चीज़ का हिस्सा बननी है — बोर्ड पैक या टेंडर का जवाब — तो PDF मर्ज करें इसे बाक़ी हिस्सों के साथ जोड़ देता है, और पेज नंबर जोड़ें से पूरा दस्तावेज़ ढूँढ़ने लायक हो जाता है।