PowerPoint से PDF

.pptx भेजना जोखिम भरा काम है। वह इस पर निर्भर करके अलग-अलग दिखती है कि उसे PowerPoint का कौन-सा वर्ज़न खोल रहा है, सामने वाले के पास जो फ़ॉन्ट नहीं हैं उन्हें बदल देती है, और टेक्स्ट को उसके बॉक्स से बाहर धकेल सकती है या किसी डायग्राम को आधा इंच खिसका सकती है — और यह पता आम तौर पर उसी को चलता है जिसे आपने भेजी थी, तब, जब वह दूसरों के सामने स्क्रीन पर खुली हो। PDF एक ही बार रेंडर होती है, आपके यहाँ, और उसके बाद हर जगह एक जैसी दिखती है।

यह PowerPoint के बिना भी खुल जाती है, यानी फ़ोन, बिना Office वाले Mac, कड़े नियमों वाली दफ़्तरी मशीनें, और वे सब लोग जो चार स्लाइड पढ़ने के लिए एक प्रेजेंटेशन फ़ाइल डाउनलोड नहीं करना चाहते।

और यह छोटी तथा ज़्यादा सुरक्षित चीज़ है: न कोई एम्बेडेड मैक्रो, न ऐसी संपादन-योग्य मूल फ़ाइल जिसे कोई बदलकर आगे बढ़ा दे, न कोई छिपी स्लाइड। जो चीज़ मिल-जुलकर संपादित करने के बजाय बाँटी जानी है, उसके लिए यही सही फ़ॉर्मैट है।

दिखने में नतीजा लगभग सटीक होता है। लेआउट, मास्टर एलिमेंट, फ़ॉन्ट, रंग, ग्रेडिएंट, तस्वीरें, आकार, टेबल और चार्ट — सब वैसे ही रेंडर होते हैं जैसे स्लाइड में दिखते हैं, एक पेज पर एक स्लाइड, क्रम से। स्लाइड का नाप भी साथ आता है, इसलिए वाइडस्क्रीन डेक से वाइडस्क्रीन पेज बनते हैं, न कि A4 पर ऊपर-नीचे पट्टियों वाली तस्वीर।

टेक्स्ट तस्वीर बनने के बजाय असली टेक्स्ट ही रहता है — यह बात नज़रअंदाज़ करना आसान है पर सचमुच काम की है: बनी हुई PDF में खोजा जा सकता है, उसकी सामग्री कॉपी की जा सकती है, और स्क्रीन रीडर उसे पढ़कर सुना सकते हैं। तस्वीरों में बदला गया डेक तीनों गँवा देता।

हाइपरलिंक क्लिक करने लायक एनोटेशन के रूप में बचे रहते हैं। जो डेक प्रस्तुत करने के बजाय पढ़ा जाना है — सेल्स पैक, रिपोर्ट डेक, कॉन्फ़्रेंस का हैंडआउट — उसके लिए हूबहू रूप और ज़िंदा लिंक का यही मेल चाहिए होता है।

एनिमेशन और ट्रांज़िशन चपटे हो जाते हैं। हर बिल्ड स्टेप लागू कर दिया जाता है, इसलिए जो स्लाइड बिंदु एक-एक करके दिखाती थी वह सब एक साथ दिखाती है। हैंडआउट के लिए यह आम तौर पर ठीक है; पर जिस डेक में बिल्ड ही दलील को आगे बढ़ाता था, वहाँ स्लाइड ठसाठस लग सकती है — इसका इलाज यह है कि बदलने से पहले उसे कई स्लाइड में बाँट दिया जाए।

एम्बेडेड मीडिया नहीं चलता। PDF वीडियो या ऑडियो नहीं चला सकती, इसलिए वीडियो ज़्यादा से ज़्यादा अपना पोस्टर फ़्रेम बनकर रह जाता है। मीडिया के इर्द-गिर्द बने डेक अपने मूल रूप में ही बाँटने चाहिए।

स्पीकर नोट शामिल नहीं होते, क्योंकि कन्वर्ज़न वही बनाता है जो दर्शक देखते हैं। उसके लिए PowerPoint का अपना notes-pages एक्सपोर्ट है, और वह सचमुच एक अलग दस्तावेज़ है — ऊपर स्लाइड, नीचे नोट — यहाँ की कोई सेटिंग नहीं।

बदलने से पहले दो मिनट लगाने से दोबारा बदलने की नौबत नहीं आती। अगर डेक में कोई असामान्य फ़ॉन्ट है तो उसे एम्बेड कर लें। जाँच लें कि छिपी हुई स्लाइड सचमुच छिपाने के लिए ही थीं, क्योंकि वे दिखेंगी नहीं। और अगर कोई स्लाइड ठसाठस दिखने से बचने के लिए एनिमेशन के भरोसे है, तो उसे बाँट दें।

इसके बाद हमेशा वाले फ़िनिशिंग टूल काम आते हैं। एक पेज पर एक स्लाइड वाले नतीजे को PDF N-अप करें दो-अप या चार-अप हैंडआउट में बदल देता है, जो हर मशीन पर एक जैसा छपता है। PDF कंप्रेस करें यहाँ बाक़ी दस्तावेज़ों से ज़्यादा मायने रखता है, क्योंकि तस्वीरों से भरे डेक बड़ी फ़ाइलें बनाते हैं।

बाँटने के लिए, PDF पर वॉटरमार्क लगाएँ डेक को गोपनीय या ड्राफ़्ट के तौर पर चिह्नित करता है, और जहाँ सामग्री माँग करे वहाँ PDF सुरक्षित करें कॉपी करना और छापना बंद कर देता है।