PDF एडिट करें

वर्ड प्रोसेसर की फ़ाइल सामग्री का ब्यौरा देती है और यह तय करना सॉफ़्टवेयर पर छोड़ देती है कि वह कहाँ बैठेगी। PDF तैयार रूप का ब्यौरा देती है: यह ग्लिफ़, इस फ़ॉन्ट में, पेज पर ठीक इस बिंदु पर। फ़ाइल में पैराग्राफ़ नहीं होते, इबारत दोबारा बहती नहीं, और अक्सर यह दर्ज ही नहीं होता कि कौन-से वर्ण एक ही वाक्य के थे — जो पैराग्राफ़ आपको दिखता है, उसे आपकी आँख उन ग्लिफ़ से जोड़ लेती है जो संयोग से एक पंक्ति में बैठे हैं।

इसीलिए PDF एडिटर Word की तरह बरताव नहीं कर सकता। किसी लाइन के बीच से एक शब्द मिटाइए और खाली जगह कोई नहीं भरता, क्योंकि दोबारा बहाने के लिए कोई लाइन-ऑब्जेक्ट ही नहीं है; बचे हुए ग्लिफ़ वहीं रह जाते हैं जहाँ रखे गए थे। दुनिया का हर PDF एडिटर इसी के इर्द-गिर्द रास्ता निकालता है, और जो इसके उलट दावा करते हैं वे चुपचाप आपका दस्तावेज़ किसी और फ़ॉर्मैट में बदलकर वापस लाते हैं — जिससे लेआउट उन तरीक़ों से बदल जाता है जो आपने माँगे ही नहीं थे।

यहाँ का तरीक़ा है जगह पर ही एडिट करना और सीमा के बारे में ईमानदार रहना। किसी टेक्स्ट पर क्लिक करके आप उसे दोबारा टाइप कर सकते हैं, उसकी शैली बदल सकते हैं और उसे खिसका सकते हैं, और आसपास का पेज अछूता रहता है। जहाँ बड़े पैमाने पर फिर से लिखना है और इबारत को सचमुच दोबारा बहना चाहिए, वहाँ PDF से Word आपको एक संपादन-योग्य दस्तावेज़ देगा, और Word से PDF उसे वापस ले आएगा।

टेक्स्ट एडिट करें औज़ार पर जाते ही दस्तावेज़ में पहले से मौजूद शब्द चुने जा सकने लायक हो जाते हैं। एक बार क्लिक करके कोई तत्व चुनिए, दोबारा क्लिक करके उसमें कर्सर रखिए, और टाइप कीजिए। टेक्स्ट के साथ-साथ फ़ॉन्ट, नाप और रंग भी बदले जा सकते हैं, और तत्व को खींचकर नई जगह ले जाया जा सकता है — किसी टाइपो को ठीक करने, कोई दाम सुधारने, तारीख़ अपडेट करने या नाम बदलने के लिए इतना काफ़ी है, और मूल फ़ाइल को छूने की ज़रूरत नहीं पड़ती।

फ़ॉन्ट ही एक जगह है जहाँ मामला पेचीदा होता है, और इसकी वजह पहले से जान लेना अच्छा है। PDF फ़ॉन्ट के सिर्फ़ उतने हिस्से एम्बेड करती हैं जितने ग्लिफ़ दस्तावेज़ में सचमुच इस्तेमाल हुए हैं — इससे फ़ाइलें छोटी रहती हैं, और इसका मतलब यह भी है कि आपको जो अक्षर चाहिए वे वहाँ मौजूद ही न हों। किसी हिज्जे की गलती सुधारने के लिए आम तौर पर वही अक्षर चाहिए होते हैं जो पेज पर पहले से हैं, और वह बख़ूबी काम करता है; पर जिस दस्तावेज़ में कभी कोई मात्रा वाला अक्षर या em-dash रहा ही नहीं, उसमें उसे टाइप करने पर वह उस फ़ॉन्ट में बन नहीं पाता और कोई दूसरा फ़ॉन्ट रख दिया जाता है।

यही मोड दस्तावेज़ में पहले से मौजूद फ़ॉर्म फ़ील्ड भी सामने ले आता है। जो PDF फ़ॉर्म आपको भेजा गया है — कोई आवेदन, टैक्स रिटर्न, सप्लायर का ऑनबोर्डिंग पैक — उसे सीधे भरा जा सकता है, और मौजूदा फ़ील्ड उभरे हुए दिखते हैं, ताकि आपको बॉक्स ढूँढ़ने न पड़ें और साफ़ दिखे कि क्या भरा जा सकता है।

ज़्यादातर एडिटिंग दोबारा लिखना नहीं, जोड़ना होती है। हाइलाइट और काट कर लिखना जाँच-परख के इशारे सँभालते हैं, पेन औज़ार हाथ से बनाई हर चीज़, और आकृतियों का पुस्तकालय आयतों से बहुत आगे जाकर तीर, सूचना-बुलबुले, फ़्लोचार्ट के चिह्न और तारे तक फैला है — पेज पर किसी बात को सिर्फ़ चिह्नित करने के बजाय समझाने के लिए इतना काफ़ी है। जहाँ पेज को ऐसा ढाँचा चाहिए जो उसमें कभी नहीं था, वहाँ टेबल डाली जा सकती हैं।

स्टैंप वह छोटा औज़ार है जो व्यवहार में सबसे ज़्यादा समय बचाता है: तारीख़ पहले से लगा कोई मंज़ूरी या प्राप्ति का निशान, जिसे घुमाकर स्वाभाविक कोण पर बैठाया जा सके। हस्ताक्षर बनाए या अपलोड किए जा सकते हैं और उतनी ही आसानी से रखे जा सकते हैं, और किसी भी हिस्से पर क्लिक करने लायक लिंक-क्षेत्र खींचकर उसे किसी URL से जोड़ा जा सकता है।

फ़ॉर्म औज़ार बिलकुल दूसरे दर्जे की चीज़ है। वह दस्तावेज़ में असली इंटरैक्टिव फ़ील्ड लिखता है — टेक्स्ट इनपुट, चेकबॉक्स, रेडियो समूह, ड्रॉपडाउन और बटन — ताकि जिसे आप भेजें वह उसे छापने के बजाय भर सके। एक ही समूह का नाम साझा करने वाले रेडियो बटन एक ही परस्पर-अपवर्जी समूह के रूप में लिखे जाते हैं, और यही वह बारीकी है जो ज़्यादातर सरल फ़ॉर्म बिल्डर गलत कर देते हैं।

ढकने वाला औज़ार पेज के किसी हिस्से पर एक अपारदर्शी आयत बना देता है। पुराना पता ढकने, नया आँकड़ा डालने से पहले बासी आँकड़ा मिटाने, या लेआउट सुथरा करने के लिए यह सचमुच काम का है — और ग़लत काम में इस्तेमाल होने पर यह इंटरनेट के सबसे ख़तरनाक औज़ारों में से एक है।

टेक्स्ट को ढकने से वह हटता नहीं। वर्ण आयत के नीचे फ़ाइल में मौजूद ही रहते हैं, और जो कोई उस हिस्से को चुनकर कॉपी कर ले, या दस्तावेज़ को कंटेंट स्ट्रीम पढ़ने वाले किसी औज़ार से खोल ले, उसे मूल टेक्स्ट तुरंत वापस मिल जाता है। संस्थाओं ने इसी तरह “रिडैक्ट” किए दस्तावेज़ प्रकाशित किए हैं और ढके हुए नाम मिनटों में निकाल लिए गए हैं — बार-बार, सालों तक।

इसलिए नियम सीधा है। अगर मक़सद दिखने में सुथरापन है, तो ढकना सही है। अगर मक़सद यह है कि जो वहाँ था उसे कोई कभी न देख सके, तो PDF रिडैक्ट करें इस्तेमाल कीजिए, जो नीचे की सामग्री छिपाने के बजाय मिटा देता है — और दस्तावेज़ आपके हाथ से निकलने से पहले नतीजा जाँच लीजिए।