Word से PDF

Word दस्तावेज़ असल में सामग्री सजाने के निर्देशों का समूह है: यह पैराग्राफ़ इस शैली में है, इस टेबल में ये स्तंभ हैं, टेक्स्ट को जहाँ जगह मिले बहने दो। पेज कहाँ टूटेंगे, यह फ़ाइल में सहेजा ही नहीं जाता — यह हर बार दस्तावेज़ खुलने पर, उस समय इंस्टॉल फ़ॉन्ट के नाप से, उसी वक़्त गिना जाता है। इसीलिए वही .docx दो कंप्यूटरों पर अलग-अलग पेजों में बँट सकती है।

PDF इसकी ठीक उलटी है। वह तैयार नतीजा दर्ज करती है: यह अक्षर, इस आकार में, इस पेज पर ठीक इस बिंदु पर, और साथ में वह फ़ॉन्ट भी जो उसे चाहिए। बदलना असल में एक को दूसरे में जमा देने का काम है — लेआउट एक बार, आख़िरी बार चलाकर नतीजा दर्ज कर लेना, ताकि वह फिर कभी खिसक न सके।

बदलने की पूरी वजह यही है। जो कुछ आप किसी ग्राहक को भेजते हैं, किसी पोर्टल पर जमा करते हैं या रिकॉर्ड के तौर पर रखते हैं, वह PDF होना चाहिए, क्योंकि यही एकमात्र रूप है जिसके बारे में आप निश्चिंत हो सकते हैं कि उनकी स्क्रीन पर वैसा ही दिखेगा जैसा आपकी स्क्रीन पर दिख रहा था।

इस बदलाव में लेआउट का लगभग हर अचरज किसी फ़ॉन्ट तक जाकर रुकता है। जब दस्तावेज़ ऐसा फ़ॉन्ट माँगे जो बदलने वाली मशीन के पास नहीं है, तो उसकी जगह कोई और चुन लिया जाता है — और विकल्प कभी नाप में हूबहू नहीं होते। थोड़े चौड़े अक्षर एक पंक्ति को अगली पंक्ति पर धकेल देते हैं, वह पैराग्राफ़ को अगले पेज पर, और तीन पेज का दस्तावेज़ चार पेज का हो जाता है — शीर्षक नीचे अकेला छूट जाता है।

इसका इलाज है, विकल्प की नौबत ही न आने देना। Word सेव के विकल्पों में फ़ॉन्ट को सीधे .docx में जोड़ सकता है, और जुड़ा हुआ फ़ॉन्ट दस्तावेज़ के साथ चलता है और ज्यों का त्यों इस्तेमाल होता है। इससे फ़ाइल थोड़ी बड़ी होती है और यह पूरी समस्या ही ख़त्म हो जाती है।

जहाँ फ़ॉन्ट जोड़ना संभव न हो — कुछ फ़ॉन्ट के लाइसेंस इसकी इजाज़त नहीं देते — वहाँ अगला सबसे अच्छा तरीक़ा है शुरू से ही आम मिलने वाले फ़ॉन्ट में दस्तावेज़ बनाना। आम सिस्टम फ़ॉन्ट में बना दस्तावेज़ हर जगह एक जैसा बदलता है, क्योंकि बदलने के लिए कुछ है ही नहीं।

Word की असली संरचनाएँ PDF की असली संरचनाएँ बन जाती हैं। शीर्षक शैलियाँ उन गिनती-स्तरों में बदलती हैं जिन्हें रीडर नेविगेशन पट्टी के रूप में दिखा सकता है। हाइपरलिंक और क्रॉस-रेफ़रेंस क्लिक होने वाली लिंक टिप्पणियाँ बन जाते हैं। टेबल अपनी सेल रखती हैं, तस्वीरों का वैकल्पिक विवरण स्क्रीन रीडर के लिए बना रहता है, और Word के अपने फ़ील्ड से बना इंडेक्स मरे हुए टेक्स्ट की जगह चलता-फिरता ही रहता है।

जो सजावट सिर्फ़ संरचना की नक़ल करती है, वह कुछ नहीं ले जाती। कोई पंक्ति मोटी करके और 16 पॉइंट बड़ी करके बनाया गया “शीर्षक” देखने में शीर्षक लगता है और फ़ाइल के लिए एक सामान्य पैराग्राफ़ है — इसलिए उससे न कोई बुकमार्क बनता है, न कोई गिनती-प्रविष्टि। यही बात हाइफ़न टाइप करके बनाई सूचियों और टैब से बनाई टेबल पर भी लागू होती है।

व्यावहारिक सलाह छोटी है: Word की अपनी शैलियों का इस्तेमाल करें। लिखते समय इसमें कुछ ख़र्च नहीं होता, और यही फ़र्क़ है ऐसी PDF में जो नेविगेट होती है और सबके लिए सुलभ है, और ऐसी PDF में जो दस्तावेज़ की चपटी तस्वीर भर है।

Word में लगाए दो मिनट ज़्यादातर चक्कर बचा देते हैं। बाक़ी बचे ट्रैक किए बदलाव स्वीकार या अस्वीकार कर दें, क्योंकि बदलाव दस्तावेज़ को उसकी मौजूदा पढ़ाई के रूप में छापता है और छूटी हुई मार्किंग चुपचाप बदल सकती है कि क्या दिखेगा। जाँच लें कि तस्वीरें वैसे ही टिकी हैं जैसा आप चाहते हैं, क्योंकि किसी पैराग्राफ़ के सापेक्ष तैरती तस्वीर पेजों के बदलने पर खिसक सकती है।

पेज सेटअप भी देख लें — काग़ज़ का आकार और हाशिये हूबहू चले आते हैं, इसलिए Letter के लिए बना दस्तावेज़ Letter की PDF ही बनाएगा, चाहे उसे यूरोप में A4 पर छपना हो। “PDF का पेज साइज़ बदलें” इसे बाद में ठीक कर सकता है, पर पहले से सही सेट करना ज़्यादा साफ़ है।

अगर तैयार PDF को सुरक्षित करना है, तो बदलना सिर्फ़ पहला क़दम है: “PDF सुरक्षित करें” पासवर्ड और अनुमतियाँ जोड़ता है, और “PDF पर हस्ताक्षर करें” हस्ताक्षर। दोनों बदली हुई फ़ाइल पर काम करते हैं।