PowerPoint para PDF

Um .pptx é uma coisa frágil de se enviar. Ele é exibido de forma diferente conforme a versão do PowerPoint que o abre, substitui as fontes que o destinatário não tem, e pode empurrar o texto para fora da caixa ou deslocar um diagrama um centímetro — normalmente descoberto pela pessoa a quem você enviou, em uma tela na frente de outras pessoas. Um PDF é renderizado uma vez, por você, e fica igual em todo lugar depois disso.

Ele também abre sem PowerPoint nenhum, o que cobre celulares, Macs sem Office, máquinas corporativas travadas e qualquer pessoa que simplesmente não quer baixar um arquivo de apresentação para ler quatro slides.

E é um artefato menor e mais seguro: sem macros embutidas, sem um original editável para alguém modificar e recompartilhar, sem slides ocultos. Para qualquer coisa que seja distribuída em vez de coeditada, é o formato certo.

O resultado visual é essencialmente exato. Layouts, elementos do slide mestre, fontes, cores, degradês, imagens, formas, tabelas e gráficos são todos renderizados como aparecem no slide, um slide por página, em ordem. As dimensões dos slides também são mantidas, então uma apresentação em tela ampla gera páginas em tela ampla em vez de ficar com faixas pretas em uma A4.

O texto continua sendo texto de verdade em vez de virar figura, o que é fácil de ignorar e genuinamente útil: o PDF resultante é pesquisável, o conteúdo pode ser copiado e leitores de tela conseguem lê-lo em voz alta. Uma apresentação convertida em imagens perderia as três coisas.

Os hiperlinks sobrevivem como anotações clicáveis. Para uma apresentação que vai ser lida e não apresentada — um material de vendas, uma apresentação de relatório, uma apostila de congresso —, essa combinação de aparência exata com links vivos é exatamente o que se quer.

Animações e transições são achatadas. Cada etapa de construção é aplicada, então um slide que revelava os tópicos um a um mostra todos. Para apostilas isso normalmente é o certo; para uma apresentação em que a construção conduzia o argumento, pode gerar um slide sobrecarregado, e a solução é dividi-lo em vários slides antes de converter.

A mídia incorporada não toca. Um PDF não consegue reproduzir vídeo nem áudio, então um vídeo vira, na melhor das hipóteses, o quadro de capa. Apresentações construídas em torno de mídia devem ser distribuídas na forma original.

As anotações do apresentador não são incluídas, já que a conversão produz o que a plateia vê. A exportação de páginas de anotações do próprio PowerPoint é a ferramenta para isso, e ela gera um documento genuinamente diferente — slide em cima, anotações embaixo — e não um ajuste daqui.

Dois minutos antes de converter evitam uma reconversão. Incorpore as suas fontes se a apresentação usa algo incomum. Confira se os slides ocultos realmente devem ficar ocultos, já que eles não vão aparecer. E se algum slide depende de uma animação para não parecer sobrecarregado, divida-o.

Depois, valem as ferramentas de acabamento de sempre. Várias páginas por folha transforma o resultado de um slide por página em apostilas de dois ou quatro por folha, que imprimem do mesmo jeito em qualquer máquina. Comprimir PDF importa mais aqui do que na maioria dos documentos, porque apresentações cheias de imagens geram arquivos grandes.

Para distribuição, Marca d'água em PDF marca uma apresentação como confidencial ou rascunho, e Proteger PDF desativa cópia e impressão quando o conteúdo justifica.