PowerPoint a PDF

Un .pptx es algo frágil de enviar. Se ve distinto según la versión de PowerPoint que lo abra, sustituye las fuentes que no tenga quien lo recibe y puede sacar el texto de su cuadro o desplazar un diagrama un centímetro, algo que normalmente descubre la persona a la que se lo mandaste, en una pantalla y delante de otra gente. Un PDF se renderiza una vez, la tuya, y después se ve igual en todas partes.

Además se abre sin PowerPoint siquiera, lo que cubre los móviles, los Mac sin Office, los equipos corporativos bloqueados y a cualquiera que sencillamente no quiera descargarse un archivo de presentación para leer cuatro diapositivas.

Y es una pieza más pequeña y más segura: sin macros incrustadas, sin un original editable que alguien pueda modificar y volver a compartir, sin diapositivas ocultas. Para cualquier cosa que se distribuya en lugar de coeditarse, es el formato adecuado.

El resultado visual es prácticamente exacto. Las maquetaciones, los elementos del patrón, las fuentes, los colores, los degradados, las imágenes, las formas, las tablas y los gráficos se renderizan tal y como aparecen en la diapositiva, una diapositiva por página y en orden. Las dimensiones de la diapositiva también se trasladan, así que una presentación panorámica produce páginas panorámicas en lugar de quedar con bandas sobre un A4.

El texto sigue siendo texto de verdad en lugar de convertirse en una imagen, algo fácil de pasar por alto y realmente útil: el PDF resultante permite búsquedas, su contenido se puede copiar y los lectores de pantalla pueden leerlo en voz alta. Una presentación convertida a imágenes perdería las tres cosas.

Los hipervínculos sobreviven como anotaciones en las que se puede hacer clic. Para una presentación que se va a leer y no a proyectar (un dosier comercial, una presentación de informe, el material de un congreso), esa combinación de apariencia exacta y enlaces vivos es exactamente lo que quieres.

Las animaciones y las transiciones se aplanan. Se aplican todos los pasos de la animación, así que una diapositiva que revelaba los puntos de uno en uno los muestra todos. Para repartir material impreso eso suele ser lo correcto; en una presentación donde la animación sostenía el argumento puede producir una diapositiva recargada, y la solución es dividirla en varias antes de convertir.

El contenido multimedia incrustado no se reproduce. Un PDF no puede ejecutar vídeo ni audio, así que un vídeo se queda en su imagen de portada en el mejor de los casos. Las presentaciones construidas en torno a material multimedia conviene distribuirlas en su formato original.

Las notas del orador no se incluyen, porque la conversión produce lo que ve el público. Para eso está la exportación de páginas de notas del propio PowerPoint, y es un documento genuinamente distinto (la diapositiva arriba, las notas debajo) y no un ajuste de aquí.

Dos minutos antes de convertir te ahorran una reconversión. Incrusta tus fuentes si la presentación usa algo poco habitual. Comprueba que las diapositivas ocultas están ocultas a propósito, porque no aparecerán. Y si alguna diapositiva depende de una animación para no verse recargada, divídela.

Después se aplican las herramientas de acabado habituales. Varias páginas por hoja convierte el resultado de una diapositiva por página en material a dos o cuatro por hoja que se imprime igual en cualquier máquina. Comprimir PDF importa aquí más que en la mayoría de los documentos, porque las presentaciones con muchas imágenes se convierten en archivos grandes.

Para distribuirla, Marca de agua en PDF señala una presentación como confidencial o como borrador, y Proteger PDF desactiva la copia y la impresión cuando el contenido lo justifica.