Editar PDF

Um arquivo de processador de texto descreve conteúdo e deixa o programa decidir onde ele cai. Um PDF descreve a aparência final: este glifo, nesta fonte, neste ponto exato da página. Não há parágrafos no arquivo, não há reorganização do texto e muitas vezes não há registro de quais caracteres pertenciam à mesma frase — o parágrafo que você vê é algo que o seu olho monta a partir de glifos que por acaso se alinham.

É por isso que um editor de PDF não pode se comportar como o Word. Apague uma palavra do meio de uma linha e nada fecha o espaço, porque não existe um objeto “linha” para reorganizar; os glifos restantes simplesmente ficam onde foram colocados. Todo editor de PDF que existe contorna isso, e os que afirmam o contrário estão discretamente convertendo o seu documento para outro formato e de volta, o que muda o layout de maneiras que você não pediu.

A abordagem aqui é editar no lugar e ser honesto sobre o limite. Clicar em um trecho de texto permite redigitá-lo, mudar o estilo e movê-lo, sem tocar no resto da página. Para uma reescrita substancial, em que o texto realmente precisa se reorganizar, PDF para Word entrega um documento editável, e Word para PDF traz de volta.

Mudar para a ferramenta Editar texto torna selecionáveis as palavras que já estão no documento. Clique uma vez para selecionar um elemento, de novo para colocar o cursor nele, e digite. Fonte, tamanho e cor são editáveis junto com o texto, e o elemento pode ser arrastado para outra posição — o suficiente para corrigir um erro de digitação, ajustar um preço, atualizar uma data ou mudar um nome sem chegar perto do arquivo original.

As fontes são o único ponto em que isso fica trabalhoso, e vale saber por quê de antemão. PDFs incorporam subconjuntos de fontes contendo apenas os glifos que o documento realmente usa, o que mantém os arquivos pequenos e significa que as letras de que você precisa podem simplesmente não estar presentes. Corrigir uma grafia normalmente usa caracteres que já estão na página e funciona perfeitamente; digitar um travessão ou uma letra acentuada em um documento que nunca teve nenhum às vezes não pode ser desenhado naquela fonte e recorre a uma substituta.

O mesmo modo também revela os campos de formulário que já existem no documento. Um formulário em PDF que enviaram para você — uma inscrição, uma declaração, um cadastro de fornecedor — pode ser preenchido diretamente, com os campos existentes destacados para que você veja o que é preenchível em vez de caçar as caixinhas.

A maior parte da edição não é reescrever, é acrescentar. Destaques e tachado cobrem os gestos de revisão, a caneta dá conta de qualquer coisa à mão livre, e a biblioteca de formas vai muito além de retângulos, com setas, balões, símbolos de fluxograma e estrelas — o suficiente para explicar algo em uma página em vez de apenas marcá-la. Tabelas podem ser inseridas onde a página precisa de uma estrutura que nunca teve.

Os carimbos são a pequena ferramenta que mais economiza tempo na prática: uma marca de aprovado ou recebido com a data já definida, girável para ficar em um ângulo natural. Assinaturas podem ser desenhadas ou enviadas e posicionadas com a mesma facilidade, e áreas de link clicáveis podem ser desenhadas sobre qualquer região para apontar para um endereço.

A ferramenta Formulário é outra ordem de coisa. Ela grava campos interativos de verdade no documento — caixas de texto, caixas de seleção, grupos de opções, listas suspensas e botões — para que a pessoa a quem você enviar consiga preencher em vez de imprimir. Botões de opção que compartilham um nome de grupo são gravados como um único conjunto mutuamente exclusivo, que é o detalhe que a maioria dos criadores de formulário simples erra.

A ferramenta de cobertura branca desenha um retângulo opaco sobre parte de uma página. Ela é genuinamente útil para cobrir um endereço antigo, apagar um número desatualizado antes de acrescentar um novo, ou limpar um layout — e é uma das ferramentas mais perigosas da internet quando usada para a coisa errada.

Cobrir um texto não o remove. Os caracteres continuam no arquivo, embaixo do retângulo, e qualquer pessoa que selecione a região e copie, ou abra o documento com uma ferramenta que leia o fluxo de conteúdo, recebe o texto original de volta na hora. Organizações publicaram documentos “tarjados” assim e tiveram os nomes cobertos extraídos em minutos, repetidamente, durante anos.

Então a regra é simples. Se o objetivo é arrumação visual, a cobertura branca é a certa. Se o objetivo é que ninguém jamais veja o que estava ali, use Ocultar PDF, que apaga o conteúdo subjacente em vez de escondê-lo, e confira o resultado antes de o documento sair das suas mãos.