PowerPoint en PDF

Un .pptx est un objet fragile à envoyer. Il s'affiche différemment selon la version de PowerPoint qui l'ouvre, substitue les polices dont le destinataire ne dispose pas, et peut faire déborder un texte de sa zone ou décaler un schéma d'un centimètre — ce que découvre généralement la personne à qui vous l'avez envoyé, sur un écran, devant d'autres gens. Un PDF est rendu une fois, par vous, et il a ensuite la même allure partout.

Il s'ouvre aussi sans PowerPoint du tout, ce qui couvre les téléphones, les Mac sans Office, les postes d'entreprise verrouillés et tous ceux qui n'ont tout simplement pas envie de télécharger un fichier de présentation pour lire quatre diapositives.

Et c'est un objet plus léger et plus sûr : pas de macros incorporées, pas d'original modifiable que quelqu'un pourrait retoucher et repartager, pas de diapositives masquées. Pour tout ce qui est diffusé plutôt que coédité, c'est le bon format.

Le résultat visuel est pour ainsi dire exact. Mises en page, éléments du masque, polices, couleurs, dégradés, images, formes, tableaux et graphiques sont tous rendus tels qu'ils apparaissent sur la diapositive, une diapositive par page et dans l'ordre. Les dimensions des diapositives sont reprises elles aussi : une présentation en écran large produit donc des pages en écran large plutôt que d'être encadrée de bandes sur du A4.

Le texte reste du vrai texte au lieu de devenir une image, ce qui passe facilement inaperçu et se révèle réellement utile : le PDF obtenu est consultable, son contenu peut être copié et les lecteurs d'écran peuvent le lire à voix haute. Une présentation convertie en images perdrait les trois.

Les hyperliens survivent sous forme d'annotations cliquables. Pour une présentation destinée à être lue plutôt que présentée — un dossier commercial, un rapport en diapositives, un document remis en conférence — cette combinaison d'apparence exacte et de liens vivants est exactement ce qu'il faut.

Les animations et les transitions sont aplaties. Chaque étape d'apparition est appliquée : une diapositive qui révélait ses points un par un les montre donc tous. Pour un document remis en main propre, c'est généralement ce qu'il faut ; pour une diapositive où l'apparition progressive portait l'argumentation, cela peut produire une page chargée, et la solution consiste à la scinder en plusieurs diapositives avant de convertir.

Les médias incorporés ne se lisent pas. Un PDF ne sait pas exécuter de vidéo ni de son : une vidéo devient au mieux son image d'affiche. Les présentations construites autour de médias doivent être diffusées sous leur forme d'origine.

Les commentaires du présentateur ne sont pas inclus, puisque la conversion produit ce que le public voit. L'export des pages de commentaires de PowerPoint est l'outil pour cela, et il produit un document réellement différent — la diapositive au-dessus, les commentaires en dessous — plutôt qu'un réglage à cocher ici.

Deux minutes avant de convertir évitent une reconversion. Incorporez vos polices si la présentation en emploie d'inhabituelles. Vérifiez que les diapositives masquées sont réellement censées l'être, puisqu'elles n'apparaîtront pas. Et si une diapositive compte sur une animation pour ne pas paraître surchargée, scindez-la.

Ensuite, les outils de finition habituels s'appliquent. Plusieurs pages par feuille transforme le résultat à une diapositive par page en documents à deux ou quatre par feuille, qui s'impriment de la même façon sur n'importe quelle machine. Compresser PDF compte davantage ici que pour la plupart des documents, parce qu'une présentation riche en images produit de gros fichiers.

Pour la diffusion, Ajouter un filigrane marque une présentation comme confidentielle ou provisoire, et Protéger PDF désactive la copie et l'impression quand le contenu le justifie.