Word para PDF

Um documento do Word é um conjunto de instruções para dispor o conteúdo: este parágrafo usa este estilo, esta tabela tem estas colunas, deixe o texto fluir por onde couber. Onde as páginas quebram não fica guardado no arquivo — isso é calculado na hora, toda vez que o documento é aberto, a partir das métricas das fontes que por acaso estiverem instaladas. É por isso que o mesmo .docx pode paginar de formas diferentes em dois computadores.

Um PDF é o oposto. Ele registra o resultado acabado: este glifo, neste tamanho, nesta coordenada exata desta página, com a fonte de que precisa incorporada ao lado. Converter é o ato de congelar um no outro — rodar o layout uma vez, em definitivo, e registrar o resultado para que ele nunca mais se desloque.

É essa a razão inteira de converter. Qualquer coisa que você envie a um cliente, submeta a um portal ou arquive como registro deveria ser um PDF, porque é a única versão da qual você pode ter certeza de que vai aparecer na tela da outra pessoa exatamente como apareceu na sua.

Quase toda surpresa de layout nesta conversão remonta a uma fonte. Quando um documento pede um tipo que a máquina que converte não tem, um substituto é escolhido — e substitutos nunca são metricamente idênticos. Caracteres um pouco mais largos empurram uma linha para a linha seguinte, o que empurra um parágrafo para a página seguinte, e um documento que tinha três páginas passa a ter quatro, com um título abandonado no pé da página.

A solução é impedir que a substituição aconteça. O Word consegue incorporar fontes diretamente no .docx, nas opções de salvamento, e uma fonte incorporada viaja com o documento e é usada tal e qual. Isso aumenta um pouco o tamanho do arquivo e elimina a classe inteira de problema.

Onde incorporar não é possível — algumas fontes são licenciadas de um jeito que proíbe isso —, a segunda melhor opção é montar o documento desde o começo com tipos amplamente disponíveis. Um documento composto em uma fonte comum de sistema converte igual em qualquer lugar, porque não há o que substituir.

Estruturas reais do Word são transportadas como estruturas reais do PDF. Estilos de título viram níveis de sumário que um leitor pode exibir como painel de navegação. Hiperlinks e referências cruzadas viram anotações de link clicáveis. As tabelas mantêm as células, o texto alternativo das imagens é preservado para leitores de tela, e um sumário montado com o campo próprio do Word continua navegável em vez de virar uma lista de texto morto.

A formatação que apenas imita estrutura não carrega nada. Um título feito deixando a linha em negrito e aumentando para 16 pt parece um título e é, no que diz respeito ao arquivo, um parágrafo comum — então não produz marcador nem entrada de sumário. O mesmo vale para listas montadas digitando hifens e para tabelas construídas com paradas de tabulação.

O conselho prático é curto: use os estilos embutidos. Não custa nada enquanto você escreve, e é a diferença entre um PDF navegável e acessível e um que é a figura chapada de um documento.

Dois minutos no Word evitam a maior parte das idas e voltas. Aceite ou rejeite qualquer alteração controlada pendente, já que a conversão imprime o documento como ele se lê no momento e marcações esquecidas podem mudar silenciosamente o que aparece. Confira se as imagens estão ancoradas do jeito que você espera, porque uma imagem flutuante posicionada em relação a um parágrafo pode se mover quando a paginação mudar.

Confira também a configuração da página — o tamanho do papel e as margens são transportados exatamente, então um documento diagramado em Letter vai gerar um PDF em Letter mesmo que o destino seja impressão em A4. Redimensionar PDF resolve isso depois, mas configurar certo antes é mais limpo.

Se o PDF final precisar ficar protegido, converter é só o primeiro passo: Proteger PDF adiciona senha e restrições de permissão, e Assinar PDF adiciona uma assinatura. Os dois funcionam sobre o arquivo convertido.