Excel en PDF

Une feuille de calcul est une grille sans bornes. Elle n'a ni pages, ni marges, ni la moindre notion de l'endroit où une feuille de papier s'arrête et où la suivante commence — tout cela n'apparaît que lorsque quelque chose doit l'imprimer. Convertir en PDF force toutes ces décisions d'un coup, et c'est pourquoi le même classeur peut produire un rapport net de deux pages ou un déversement déroutant de quarante.

Ces décisions sont prises à partir des paramètres d'impression enregistrés dans le classeur lui-même : la conversion respecte donc ce que vous avez réglé dans Excel — zone d'impression, orientation, mise à l'échelle, lignes de titre répétées, marges et sauts de page. Rien n'est inventé, rien n'est écrasé.

Cela fait de cinq minutes passées en mode Mise en page la chose la plus rentable que vous puissiez faire ici. Définir la zone d'impression sur la plage qui compte, choisir le paysage pour un tableau large, mettre à l'échelle sur une page en largeur et répéter la ligne de titre sur chaque page transforme un déversement de données en quelque chose qu'un humain peut lire.

La raison la plus importante, c'est qu'un PDF ne peut pas être recalculé. Les nombres d'un classeur dépendent de formules, et les formules dépendent de la version d'Excel qui les ouvre, des paramètres régionaux, de liaisons externes qui ne se résolvent peut-être plus, et du fait que le destinataire ait ou non tapé par mégarde dans une cellule. Un PDF montre les chiffres tels qu'ils étaient au moment de l'envoi, définitivement.

Cela empêche aussi le destinataire de voir plus que ce que vous vouliez envoyer. Un classeur transporte des feuilles masquées, des colonnes de travail, des commentaires, des noms définis et un historique de révisions, et bon nombre de divulgations accidentelles viennent d'une feuille de calcul envoyée entière alors qu'un seul tableau était visé. La conversion conserve ce qui s'imprime et laisse le reste de côté.

Et cela s'ouvre partout. Personne n'a besoin d'Excel, d'une version compatible ni des bons compléments — un PDF s'affiche à l'identique sur un téléphone, dans un navigateur et sur papier.

C'est sur la largeur que la plupart des PDF issus de feuilles de calcul échouent. Un tableau plus large que le papier doit se couper quelque part, et une coupure au mauvais endroit sépare les libellés d'une ligne de ses nombres, laissant des pages de chiffres sans la moindre indication de ce qu'ils décrivent.

Trois réglages corrigent la quasi-totalité du problème. L'orientation paysage gagne d'un coup environ 40 % de largeur. Mettre à l'échelle sur une page en largeur rétrécit les colonnes jusqu'à ce qu'elles tiennent, ce qui reste acceptable jusqu'à environ 8 points et devient illisible en dessous. Et répéter la colonne de libellés et la ligne de titre sur chaque page garde chaque fragment interprétable, même quand une coupure est inévitable.

Quand un tableau ne peut réellement pas tenir de façon lisible, le scinder délibérément vaut mieux que de le réduire jusqu'à l'illisibilité — deux groupes logiques de colonnes sur deux pages, chacune avec les libellés répétés, est bien plus exploitable qu'une page que personne ne peut lire.

Les feuilles de calcul financières et commerciales sont le cas quotidien ici, et elles appellent généralement quelque chose sur le résultat. Protéger PDF ajoute un mot de passe et désactive la copie pour tout ce qui contient des chiffres qui ne devraient pas circuler. Signer PDF appose une signature sur une facture ou un relevé converti.

Ajouter un filigrane marque un rapport converti comme BROUILLON ou CONFIDENTIEL, ce qui compte davantage pour une feuille de calcul que pour la plupart des documents, car un tableau de nombres ne porte aucun indice visuel sur son statut.

Si le PDF doit s'intégrer à un ensemble plus large — un dossier de conseil, une réponse à un appel d'offres — Fusionner PDF le réunit aux autres sections, et Ajouter des numéros de page rend le document assemblé navigable.