Word en PDF

Un document Word est un jeu d'instructions pour disposer du contenu : ce paragraphe emploie ce style, ce tableau a ces colonnes, laissez le texte couler où il ira. L'endroit où les pages se coupent n'est pas stocké dans le fichier — il est calculé à la volée, à chaque ouverture du document, à partir des métriques des polices installées. C'est pourquoi le même .docx se pagine différemment sur deux ordinateurs.

Un PDF, c'est l'inverse. Il enregistre le résultat fini : ce glyphe, à cette taille, à ces coordonnées exactes sur cette page, avec la police dont il a besoin incorporée à côté. Convertir, c'est figer l'un dans l'autre — exécuter la mise en page une fois, définitivement, et consigner le résultat pour qu'il ne puisse plus jamais dériver.

C'est toute la raison de convertir. Ce que vous envoyez à un client, déposez sur un portail ou archivez comme pièce devrait être un PDF, parce que c'est la seule version dont vous pouvez être certain qu'elle s'affichera sur leur écran exactement comme sur le vôtre.

Presque toutes les surprises de mise en page dans cette conversion remontent à une police. Quand un document réclame un caractère que la machine de conversion ne possède pas, un substitut est choisi — et les substituts ne sont jamais métriquement identiques. Des caractères légèrement plus larges poussent une ligne sur la suivante, ce qui pousse un paragraphe sur la page suivante, et un document de trois pages en fait quatre, avec un titre échoué en bas.

La solution consiste à empêcher la substitution de se produire. Word sait incorporer les polices directement dans le .docx, dans les options d'enregistrement, et une police incorporée voyage avec le document et est employée telle quelle. Cela alourdit un peu le fichier et supprime toute cette catégorie de problèmes.

Quand l'incorporation est impossible — certaines polices sont sous une licence qui l'interdit — le mieux est encore de composer le document dès le départ dans des caractères largement répandus. Un document composé dans une police système courante se convertit à l'identique partout, puisqu'il n'y a rien à substituer.

Les vraies structures Word deviennent de vraies structures PDF. Les styles de titre deviennent des niveaux de plan qu'un lecteur peut afficher sous forme de volet de navigation. Les hyperliens et les renvois deviennent des annotations de lien cliquables. Les tableaux gardent leurs cellules, le texte de remplacement des images est conservé pour les lecteurs d'écran, et une table des matières construite avec le champ de Word reste navigable au lieu de devenir une liste de texte mort.

Une mise en forme qui ne fait qu'imiter la structure ne transporte rien. Un titre fabriqué en mettant une ligne en gras et en la passant à 16 points ressemble à un titre et n'est, du point de vue du fichier, qu'un paragraphe ordinaire — il ne produit donc ni signet ni entrée de plan. Il en va de même des listes faites en tapant des tirets et des tableaux construits à coups de tabulations.

Le conseil pratique tient en peu de mots : utilisez les styles intégrés. Cela ne coûte rien à la rédaction, et c'est la différence entre un PDF navigable et accessible et un PDF qui n'est que l'image plate d'un document.

Deux minutes dans Word évitent la plupart des allers-retours. Acceptez ou refusez les modifications suivies qui traînent, puisque la conversion imprime le document tel qu'il se lit à cet instant et qu'un balisage résiduel peut changer silencieusement ce qui apparaît. Vérifiez que les images sont ancrées comme vous l'attendez, car une image flottante positionnée par rapport à un paragraphe peut se déplacer quand la pagination bouge.

Vérifiez aussi la mise en page — le format de papier et les marges sont repris exactement, si bien qu'un document composé pour du Letter produira un PDF au format Letter même s'il est destiné à une impression A4 en Europe. Redimensionner PDF peut corriger cela après coup, mais le régler correctement en amont est plus propre.

Si le PDF fini doit être verrouillé, convertir n'est que la première étape : Protéger PDF y ajoute un mot de passe et des restrictions d'autorisation, et Signer PDF y ajoute une signature. Les deux s'appliquent au fichier converti.