Excel a PDF

Una hoja de cálculo es una cuadrícula sin límites. No tiene páginas, ni márgenes, ni ninguna noción de dónde termina una hoja de papel y empieza la siguiente: eso solo aparece cuando algo tiene que imprimirla. Convertir a PDF fuerza todas esas decisiones a la vez, y por eso un mismo libro puede producir un informe pulcro de dos páginas o un desparrame desconcertante de cuarenta.

Las decisiones se toman a partir de la configuración de impresión guardada en el propio libro, así que la conversión respeta lo que hayas fijado en Excel: área de impresión, orientación de página, escala, filas de encabezado repetidas, márgenes y saltos de página. No se inventa nada y no se ignora nada.

Eso convierte cinco minutos en la vista Diseño de página en lo más rentable que puedes hacer aquí. Fijar el área de impresión al rango que importa, elegir orientación horizontal para una tabla ancha, ajustar el ancho a una página y repetir la fila de encabezado en todas las páginas transforma un vertido de datos en algo que una persona puede leer.

La razón más importante es que un PDF no se puede recalcular. Los números de un libro dependen de fórmulas, y las fórmulas dependen de la versión de Excel que los abra, de la configuración regional, de vínculos externos que quizá ya no se resuelvan y de si quien lo recibe escribió sin querer en una celda. Un PDF muestra las cifras tal y como estaban cuando lo enviaste, de forma permanente.

También impide que quien lo reciba vea más de lo que pretendías enviar. Los libros llevan hojas ocultas, columnas de trabajo, comentarios, nombres definidos e historial de revisiones, y muchísimas filtraciones accidentales han salido de una hoja de cálculo enviada entera cuando lo que se quería mandar era una tabla. Convertir conserva lo que se imprime y deja atrás el resto.

Y se abre en cualquier parte. Nadie necesita Excel, ni una versión compatible, ni los complementos adecuados: un PDF se ve igual en un móvil, en un navegador y en papel.

El ancho es donde fallan la mayoría de los PDF hechos a partir de hojas de cálculo. Una tabla más ancha que el papel tiene que partirse, y un corte en el sitio equivocado separa las etiquetas de una fila de sus números, dejando páginas de cifras sin ninguna indicación de qué describen.

Tres ajustes lo resuelven casi todo. La orientación horizontal gana de golpe un 40 % más de ancho. La opción Ajustar a con el ancho puesto en 1 página reduce las columnas hasta que caben, algo aceptable hasta unos 8 puntos de cuerpo e ilegible por debajo. Y repetir la columna de etiquetas y la fila de encabezado en todas las páginas mantiene interpretable cada fragmento incluso cuando el corte es inevitable.

Cuando una tabla realmente no cabe de forma legible, dividirla a conciencia gana a escalarla hasta la ilegibilidad: dos grupos lógicos de columnas en dos páginas, cada una con las etiquetas repetidas, resulta mucho más utilizable que una sola página que nadie puede leer.

Las hojas de cálculo financieras y comerciales son el caso cotidiano aquí, y suelen pedir que se le aplique algo al resultado. Proteger PDF añade una contraseña y desactiva la copia para cualquier cosa con cifras que no deban circular. Firmar PDF coloca una firma en una factura o un extracto convertidos.

Marca de agua en PDF señala un informe convertido como BORRADOR o CONFIDENCIAL, algo que importa más en las hojas de cálculo que en la mayoría de los documentos, porque una tabla de números no da ninguna pista visual sobre su estado.

Si el PDF tiene que formar parte de algo más grande, como un dosier del consejo o una respuesta a una licitación, Unir PDF lo combina con las demás secciones e Insertar números de página hace navegable el documento montado.