Word a PDF

Un documento de Word es un conjunto de instrucciones para maquetar contenido: este párrafo usa este estilo, esta tabla tiene estas columnas, deja que el texto fluya donde corresponda. Dónde se cortan las páginas no está guardado en el archivo: se calcula sobre la marcha, cada vez que se abre el documento, a partir de las métricas de las fuentes que resulte que estén instaladas. Por eso el mismo .docx puede paginarse de forma distinta en dos ordenadores.

Un PDF es justo lo contrario. Registra el resultado terminado: este glifo, a este tamaño, en esta coordenada exacta de esta página, con la fuente que necesita incrustada al lado. Convertir es el acto de congelar lo primero en lo segundo: ejecutar la maquetación una vez, de forma definitiva, y guardar el resultado para que ya nunca pueda variar.

Esta es la razón de convertir. Todo lo que envíes a un cliente, presentes en un portal o archives como registro debería ser un PDF, porque es la única versión de la que puedes estar seguro de que se verá en su pantalla exactamente igual que en la tuya.

Casi todas las sorpresas de maquetación en esta conversión se remontan a una fuente. Cuando un documento pide una tipografía que la máquina que convierte no tiene, se elige una sustituta, y las sustitutas nunca son idénticas en métricas. Unos caracteres ligeramente más anchos empujan una línea a la siguiente, lo que empuja un párrafo a la página siguiente, y un documento que tenía tres páginas pasa a tener cuatro con un título abandonado al final.

La solución es impedir que la sustitución llegue a ocurrir. Word puede incrustar las fuentes directamente en el .docx, desde las opciones de guardado, y una fuente incrustada viaja con el documento y se usa tal cual. Añade un poco de tamaño al archivo y elimina toda esta categoría de problemas.

Cuando incrustar no es posible, porque algunas fuentes tienen una licencia que lo prohíbe, lo siguiente mejor es construir el documento desde el principio con tipografías ampliamente disponibles. Un documento compuesto con una fuente de sistema común se convierte igual en todas partes, porque no hay nada que sustituir.

Las estructuras reales de Word se trasladan como estructuras reales de PDF. Los estilos de título se convierten en niveles de esquema que un visor puede mostrar como panel de navegación. Los hipervínculos y las referencias cruzadas se convierten en anotaciones de enlace en las que se puede hacer clic. Las tablas conservan sus celdas, el texto alternativo de las imágenes se mantiene para los lectores de pantalla, y un índice creado con el campo propio de Word sigue siendo navegable en lugar de convertirse en una lista de texto muerto.

El formato que solo imita la estructura no traslada nada. Un título hecho poniendo una línea en negrita y subiéndola a 16 puntos parece un título y es, para el archivo, un párrafo corriente, así que no produce ningún marcador ni ninguna entrada de esquema. Lo mismo ocurre con las listas hechas escribiendo guiones y con las tablas construidas con tabulaciones.

El consejo práctico es corto: usa los estilos integrados. No cuesta nada mientras escribes y es la diferencia entre un PDF navegable y accesible y otro que es una fotografía plana de un documento.

Dos minutos en Word te ahorran la mayoría de las idas y venidas. Acepta o rechaza los cambios de control pendientes, porque la conversión imprime el documento tal y como se lee ahora mismo y las marcas que queden pueden alterar en silencio lo que aparece. Comprueba que las imágenes estén ancladas como esperas, porque una imagen flotante colocada en relación con un párrafo puede moverse cuando cambia la paginación.

Revisa también la configuración de página: el tamaño de papel y los márgenes se trasladan exactamente, así que un documento maquetado en Letter producirá un PDF en Letter aunque esté destinado a imprimirse en A4 en Europa. Redimensionar PDF puede corregirlo después, pero configurarlo bien antes es más limpio.

Si el PDF terminado tiene que quedar bloqueado, convertir es solo el primer paso: Proteger PDF añade una contraseña y restricciones de permisos, y Firmar PDF añade una firma. Ambos funcionan sobre el archivo convertido.