Editar PDF

El archivo de un procesador de textos describe el contenido y deja que el programa decida dónde cae cada cosa. Un PDF describe la apariencia terminada: este glifo, en esta fuente, en este punto exacto de la página. En el archivo no hay párrafos, no hay recomposición, y a menudo no queda constancia de qué caracteres pertenecían a la misma frase — el párrafo que ves es algo que tu ojo monta a partir de glifos que resulta que están alineados.

Por eso un editor de PDF no puede comportarse como Word. Borra una palabra de en medio de una línea y nada cierra el hueco, porque no hay ningún objeto «línea» que recomponer; los glifos restantes se quedan sencillamente donde se colocaron. Todos los editores de PDF que existen rodean este problema, y los que afirman lo contrario están convirtiendo tu documento en otro formato y de vuelta sin decírtelo, lo que cambia la maquetación de formas que tú no has pedido.

El planteamiento aquí es editar sobre el sitio y ser sincero sobre dónde está el límite. Al hacer clic en un fragmento de texto puedes volver a escribirlo, cambiarle el estilo y moverlo, sin tocar el resto de la página. Para una reescritura de verdad, donde el texto necesita recomponerse, PDF a Word te dará un documento editable y Word a PDF lo trae de vuelta.

Al cambiar a la herramienta Editar el texto, las palabras que ya están en el documento se vuelven seleccionables. Haz clic una vez para seleccionar un elemento, otra vez para poner el cursor dentro y escribe. La fuente, el tamaño y el color se editan junto al texto, y el elemento se puede arrastrar a otra posición — suficiente para corregir una errata, rectificar un precio, actualizar una fecha o cambiar un nombre sin acercarse al archivo original.

Las fuentes son el punto donde esto se vuelve delicado, y conviene saber por qué de antemano. Los PDF incrustan subconjuntos de fuentes que contienen solo los glifos que el documento usa realmente, lo que mantiene los archivos pequeños y hace que las letras que necesitas puedan sencillamente no estar. Corregir una falta de ortografía suele necesitar caracteres que ya están en la página y funciona perfectamente; escribir una raya o una letra acentuada en un documento que nunca ha contenido ninguna a veces no se puede dibujar en esa fuente y recae en una sustituta.

Ese mismo modo deja además a la vista los campos de formulario que ya trae el documento. Un formulario PDF que te han enviado — una solicitud, una declaración, un alta de proveedor — se puede rellenar directamente, con los campos existentes resaltados para que veas qué es rellenable en lugar de ir buscando las casillas.

La mayor parte de la edición no es reescribir, es añadir. Los resaltados y el tachado cubren los gestos de revisión, la herramienta de dibujo se encarga de todo lo que vaya a mano alzada, y la biblioteca de formas va bastante más allá de los rectángulos: flechas, bocadillos, símbolos de diagrama de flujo y estrellas — lo bastante para explicar algo en una página y no solo para marcarla. Se pueden insertar tablas donde una página necesita una estructura que nunca tuvo.

Los sellos son la herramienta pequeña que más tiempo ahorra en la práctica: una marca de aprobación o de recibido con la fecha ya puesta, que se puede girar para que quede en un ángulo natural. Las firmas se pueden dibujar o subir y colocar con la misma facilidad, y se pueden trazar áreas de enlace sobre cualquier zona para que apunten a una URL.

La herramienta Formulario es otra cosa de otro orden. Escribe campos interactivos de verdad dentro del documento — campos de texto, casillas, grupos de botones de opción, listas desplegables y botones — para que la persona a la que se lo envíes pueda rellenarlo en vez de imprimirlo. Los botones de opción que comparten un nombre de grupo se escriben como un único conjunto mutuamente excluyente, que es justo el detalle que la mayoría de los creadores de formularios sencillos hacen mal.

La herramienta de corrector blanco dibuja un rectángulo opaco sobre una parte de la página. Es genuinamente útil para tapar una dirección antigua, dejar en blanco una cifra caducada antes de poner la nueva, o limpiar una maquetación — y es una de las herramientas más peligrosas de internet cuando se usa para lo que no debe.

Tapar un texto no lo elimina. Los caracteres siguen en el archivo, debajo del rectángulo, y cualquiera que seleccione esa zona y la copie, o que abra el documento con una herramienta que lea el flujo de contenido, recupera el texto original al instante. Hay organizaciones que han publicado documentos «censurados» así y a las que les han extraído los nombres tapados en cuestión de minutos, una y otra vez, durante años.

Así que la regla es sencilla. Si lo que buscas es orden visual, el corrector blanco es lo correcto. Si lo que buscas es que nadie llegue a ver nunca lo que había, usa Censurar PDF, que elimina el contenido subyacente en lugar de ocultarlo, y comprueba el resultado antes de que el documento salga de tus manos.