Insertar números de página

En un procesador de textos, los números de página son un campo: el programa cuenta las páginas e imprime el resultado, recalculándolo cada vez que el documento cambia. Un PDF no tiene ese mecanismo. Numerar un PDF significa dibujar el carácter 7 en un punto concreto de la séptima página, y a partir de ahí es tinta como cualquier otra tinta de la página.

La consecuencia práctica tiene que ver con el orden. Si añades los números y después insertas, eliminas o reordenas páginas, los números no te siguen: una página estampada con un 7 que se mueve a la posición 4 sigue diciendo 7. Numerar es, por tanto, el último paso estructural, cuando el contenido del documento ya está cerrado.

También significa que después no se pueden quitar de forma limpia, porque ya no se distinguen del resto del contenido de la página. Conservar el original sin numerar hasta haber comprobado el resultado es el seguro barato.

Casi ningún documento real quiere el número 1 en su primera hoja. Una portada no lleva número. Una página de índice normalmente tampoco, o lleva un número romano. El número 1 corresponde a la primera página de contenido real, que puede ser la tercera o la cuarta hoja.

Por eso existen dos ajustes separados y por eso merece la pena entender la distinción. Uno controla en qué página física empiezan a aparecer los números, para que la portada quede limpia. El otro controla qué número muestra esa página, para que pueda leerse 1 aunque sea la cuarta hoja del archivo.

Esa misma pareja resuelve el otro caso habitual: un capítulo extraído de una obra mayor que debe conservar su numeración original, o un volumen que continúa donde terminó el anterior. Pon el número inicial en 147 y la secuencia arranca desde ahí.

Abajo en el centro es el valor por defecto seguro y el que usa la mayoría de los documentos, porque es el punto más alejado de donde suele estar el contenido. Abajo a la derecha encaja con documentos que se van a hojear, porque ahí es donde cae el pulgar. La posición alternada, que refleja izquierda y derecha en páginas enfrentadas, es la que quieres para cualquier cosa que se vaya a imprimir a doble cara y encuadernar: mantiene todos los números en el borde exterior, lejos del lomo.

El formato también transmite información. Un número a secas sirve para casi todo. «Página 7 de 20» le dice a quien lee si falta algo, lo que importa en documentos enviados por fax o por correo postal y en cualquiera que pueda fotocopiarse por partes. Los números romanos son lo convencional para las páginas preliminares, y un prefijo resulta útil cuando un documento es una parte de un conjunto numerado.

Elijas lo que elijas, la distancia al margen merece un momento. Los números colocados demasiado cerca del borde de corte pueden quedar recortados por impresoras que no llegan al borde de la hoja, y los colocados demasiado adentro chocan con el pie que el documento ya tenía.

Como los números estampados quedan congelados, aquí el orden de las operaciones importa más que en la mayoría de las herramientas. Une, inserta, elimina y reordena primero: cada una de esas acciones cambia qué página es cuál. Numera cuando la lista de páginas sea definitiva.

Los marcadores y la numeración son independientes y se complementan: los números ayudan a quien tiene papel en la mano y los marcadores a quien se desplaza por pantalla. Editar marcadores añade los segundos, y hacerlo después de numerar permite que las etiquetas de los marcadores citen los números impresos.

Si ya has numerado un documento y luego has tenido que cambiarlo, la vía más limpia es volver a la versión sin numerar en lugar de intentar parchear la secuencia. Cuando eso sea realmente imposible, Editar PDF puede tapar un número suelto y escribir el correcto encima.