Extraer páginas de un PDF

Enviar un contrato de noventa páginas cuando alguien preguntaba por la cláusula cuatro es una pequeña falta de consideración que ocurre constantemente. Extraer las páginas pertinentes produce un documento que se abre más rápido, con un alcance evidente y mucho más fácil de atender para quien lo recibe; y en las unidades compartidas y los sistemas de correo, además, pesa bastante menos.

También hay una dimensión de confidencialidad, y es la más importante. Un documento contiene con frecuencia páginas que un lector concreto no debería ver: los precios internos detrás de un presupuesto para un cliente, los datos de otros pacientes en un escaneo por lotes, el anexo de salarios al final de un dosier del consejo. Extraer las páginas a las que esa persona tiene derecho es un control real, porque las demás sencillamente no están en el archivo que envías.

Es además la forma más limpia de construir un envío a partir de una fuente más larga: las tres páginas que pide una solicitud de subvención, las dos páginas de un extracto bancario que necesita un casero, el único certificado enterrado en un dosier de cumplimiento.

La extracción puede producir un único PDF con todo lo que hayas seleccionado, o un PDF por página entregados juntos en un ZIP. Cuál quieres depende por completo de lo que vaya a pasar después.

Un solo documento es lo adecuado cuando las páginas van juntas: un capítulo, una sección, una serie de páginas relacionadas que se van a leer seguidas. Conserva el orden de lectura y produce un único archivo adjunto.

Un archivo por página es lo adecuado cuando cada página es una pieza independiente. Los lotes de facturas, certificados, albaranes o formularios firmados escaneados son el caso clásico: se escanearon de una sola pasada por comodidad, pero cada uno hay que archivarlo, nombrarlo y enviarlo por separado. Hacer eso a mano significa extraer una página cada vez, una por una.

Hacer clic en las miniaturas encaja con el caso en el que necesitas ver una página para saber si la quieres, que es casi siempre cuando el documento no te resulta familiar. Escribir intervalos como 1-3, 5, 8-10 encaja con el caso en el que ya lo sabes, y es mucho más rápido en un documento largo.

Ambas cosas se mantienen sincronizadas, así que una costumbre práctica es escribir el intervalo que crees que necesitas y comprobarlo después visualmente antes de guardar. Invertir resulta útil más a menudo de lo que parece: cuando quieres casi todo, seleccionar el puñado de páginas que hay que excluir e invertir da mucho menos trabajo que seleccionar ochenta.

Selecciones como selecciones, el documento extraído conserva el orden original de las páginas y no el orden en que hiciste clic. Eso es casi siempre lo correcto para una sección sacada de un informe, y cuando no lo sea, Organizar PDF reordena el resultado en unos segundos.

El contenido de la página se traslada exactamente: el texto, las fuentes, los gráficos vectoriales, las imágenes y cualquier enlace que viva en la propia página. No se vuelve a codificar nada, así que el extracto es visualmente idéntico al original.

Las estructuras a nivel de documento no lo acompañan. Los marcadores pertenecen al documento y no a ninguna página, así que un extracto de tres páginas de un manual con marcadores llega sin índice; Editar marcadores puede crearle uno nuevo. Los enlaces internos que apuntaban a páginas que no extrajiste se quedan sin destino.

El cifrado tampoco se traslada, lo que importa si el motivo para extraer era precisamente la confidencialidad: el archivo nuevo queda sin proteger aunque el original lo estuviera. Aplica Proteger PDF al extracto antes de enviarlo si el contenido lo merece.