PDF और इमेज मर्ज करें

असली काग़ज़ी काम शायद ही कभी एक ही क़िस्म का होता है। ख़र्च का दावा एक टाइप किया फ़ॉर्म है और साथ में ग्यारह रसीदों की तस्वीरें। संपत्ति की फ़ाइल एक अनुबंध PDF है, साथ में हस्ताक्षर वाले पन्नों के स्कैन और मीटर रीडिंग की तस्वीरें। वारंटी का दावा एक इनवॉइस PDF है और साथ में नुक़सान की तस्वीरें। इनमें से हर एक एक ही आवेदन है और एक ही फ़ाइल होनी चाहिए।

वहाँ तक पहुँचने का आम तरीक़ा यह है कि पहले तस्वीरों को PDF में बदलिए, फिर मर्ज कीजिए, फिर पता चले कि क्रम ग़लत है और दोबारा शुरू कीजिए। दोनों क़दम एक साथ करने से बीच की फ़ाइलें हट जाती हैं और — जो उससे भी काम का है — आप दस्तावेज़ों और तस्वीरों का क्रम एक साथ तय कर सकते हैं, यह अंदाज़ा लगाने के बजाय कि दो अलग कार्रवाइयाँ आपस में कैसे गुँथेंगी।

नतीजा एक साधारण PDF है। उसमें कुछ भी यह नहीं बताता कि आधे पन्ने तस्वीरों के रूप में शुरू हुए थे, और हर व्यूअर, पोर्टल तथा प्रिंटर उसे एक ही दस्तावेज़ की तरह बरतता है।

तस्वीर का अपना अनुपात होता है, पेज का अपना, और वे लगभग कभी मेल नहीं खाते। हर तस्वीर अपने पेज पर अपने ही अनुपात में रखी जाती है, ताकि कुछ खिंचे नहीं — यानी लैंडस्केप पेज पर पोर्ट्रेट तस्वीर दोनों किनारों पर जगह छोड़ देगी। यही ईमानदार नतीजा है — दूसरा रास्ता होता सामग्री काटना या उसे बिगाड़ना।

काग़ज़ी कामों के लिए आम तौर पर सबसे सुथरा चुनाव यह है कि पेज साइज़ उन PDF पन्नों से मिला दिया जाए जिनके साथ तस्वीरें जुड़ रही हैं, क्योंकि तब तैयार दस्तावेज़ का एक ही काग़ज़ साइज़ रहता है और वह साफ़ छपता है। हर पेज को उसकी अपनी तस्वीर का आकार लेने देना तस्वीरों के लिए बेहतर है, जहाँ ख़ाली हाशिये ग़लती जैसे लगते हैं।

यह रिज़ॉल्यूशन तय करता है कि तस्वीर वाला पेज पढ़ा जा सकेगा या नहीं। A4 शीट की फ़ोन से खींची तस्वीर आम तौर पर ठीक रहती है; पूरा पेज भरने के लिए बड़ा किया गया स्क्रीनशॉट नहीं, और कोई सेटिंग वह ब्यौरा नहीं जोड़ सकती जो कभी पकड़ा ही नहीं गया। अगर तस्वीरें टेक्स्ट की हैं, तो उन्हें बड़ा रखना फ़ाइल छोटी रखने से ज़्यादा क़ीमती है।

मिले-जुले बैच उसी तरह बिगड़ते हैं जैसे मर्ज बिगड़ते हैं, बस कुछ ज़्यादा। फ़ाइल चुनने वाले तस्वीरें नाम के हिसाब से नहीं, चुनने के क्रम में सौंपते हैं, और तस्वीरों के नाम टेक्स्ट की तरह छँटते हैं — इसलिए IMG_9, IMG_10 से पहले आ जाता है, और क्रम से खींची गई रसीदें गड्डमड्ड होकर पहुँचती हैं।

चूँकि सूची में दस्तावेज़ और तस्वीरें दोनों मिली हुई हैं, यही एकमात्र जगह है जहाँ असली अंतिम क्रम दिखता है। सहेजने से पहले उसे ऊपर से नीचे पढ़ लेना ही पूरी गुणवत्ता जाँच है: इसमें कुछ सेकंड लगते हैं और यही फ़र्क़ है ऐसे आवेदन में जो ठीक से पढ़ा जाए, और ऐसे में जिसमें हस्ताक्षर वाला पन्ना अनुबंध से पहले आ जाए।

अगर बाद में पता चले कि कोई चीज़ जगह से हटी है, तो PDF व्यवस्थित करें उसे तैयार फ़ाइल में ही खींचकर सही जगह पर ले आएगा — मर्ज दोबारा करने की ज़रूरत नहीं।

दो अगले क़दम तस्वीरों से भरे दस्तावेज़ को कहीं ज़्यादा काम का बना देते हैं। PDF कंप्रेस करें आकार घटा देता है — ज़्यादातर फ़ोन तस्वीरों से बना मर्ज किया दस्तावेज़ अक्सर उससे दस गुना बड़ा होता है जितना उस चीज़ के लिए ज़रूरी है जो कभी सिर्फ़ स्क्रीन पर ही पढ़ी जाएगी।

PDF OCR करें तस्वीर वाले पन्नों पर खोजा जा सकने वाला टेक्स्ट लेयर जोड़ देता है। उसके बिना आपके दस्तावेज़ के टाइप किए पन्ने खोजे जा सकते हैं और स्कैन किए पन्ने एक काला गड्ढा रहते हैं — जो ठीक उलटा है, क्योंकि स्कैन ही वे रसीदें हैं जिन्हें आपको अठारह महीने बाद ढूँढ़ना पड़ेगा।

अगर दस्तावेज़ कहीं ऐसी जगह जा रहा है जहाँ से उसे आगे नहीं बढ़ाया जाना चाहिए, तो PDF सुरक्षित करें पासवर्ड लगा देता है, और PDF साइन करें हस्ताक्षर किसी एक हिस्से के बजाय तैयार फ़ाइल पर लगाता है।