Editar marcadores de PDF

Passando de umas vinte páginas, rolar deixa de ser uma forma viável de achar qualquer coisa. Os marcadores dão ao documento o equivalente a uma lombada com abas de capítulo: um painel que o leitor pode abrir a qualquer momento para ver a estrutura inteira e saltar direto para uma seção.

Eles vivem dentro do PDF, e é isso que faz valer a pena criá-los. Diferente das anotações do próprio leitor ou dos favoritos do navegador, eles viajam com o arquivo — mande por e-mail, envie para a nuvem, imprima para outro PDF, e a estrutura continua lá para quem abrir em seguida.

Para qualquer coisa que uma pessoa vá consultar em vez de ler de ponta a ponta — um manual, um contrato, uma política interna, um relatório com anexos, um arquivo digitalizado — eles são a maior melhoria de usabilidade disponível, e levam dois minutos para acrescentar.

Os marcadores ficam guardados no catálogo do documento, e não nas páginas, e esse único fato de arquitetura explica quase todos os casos de desaparecimento. Juntar copia páginas de vários arquivos para um documento novo; as páginas atravessam e as estruturas de tópicos, que pertenciam aos documentos antigos, não. Nada deu errado — simplesmente não existe forma correta de combinar três hierarquias separadas em uma.

Extrair páginas tem o mesmo formato: as páginas que você tira chegam sem estrutura, porque a estrutura descrevia o documento de onde vieram. Converter de outro formato também costuma perdê-los, a menos que a origem use estilos de título de verdade que o conversor consiga mapear para níveis da estrutura.

Ou seja, remontar faz parte normal de montar um documento, e não é sinal de problema — e é melhor deixar para o fim, depois que juntar, extrair e reordenar já terminaram e os números de página pararam de se mexer.

O erro mais comum é uma lista plana. Sessenta entradas em uma coluna única são só marginalmente melhores do que estrutura nenhuma, porque o leitor ainda tem que varrer tudo. Aninhar seções dentro de capítulos faz o painel abrir mostrando seis ou oito itens, e o leitor expande apenas o galho de que precisa.

Dois ou três níveis é quase sempre a profundidade certa. Além disso, a árvore vira algo que precisa ser navegado por si só, o que derrota o propósito.

Os rótulos importam tanto quanto a estrutura. Eles são lidos fora de contexto, em um painel estreito, então precisam fazer sentido sozinhos — “Condições de pagamento” é melhor que “Seção 4.2”, e “Anexo B: resultados dos testes” é melhor que “Anexo B”. Mantenha-os curtos o bastante para não quebrar linha, e espelhe as palavras dos títulos das páginas, para o leitor perceber que chegou ao lugar certo.

Um documento longo normalmente quer mais de uma porta de entrada. Os marcadores são o índice de tela. Adicionar números de página dá à cópia impressa as suas referências e permite que as pessoas falem do documento por telefone. Uma página de sumário impressa, que Juntar PDF consegue gerar ao combinar arquivos, sobrevive a uma fotocópia de um jeito que nenhuma das outras duas sobrevive.

As três não conflitam, e um documento de referência bem feito costuma ter as três. Numerar primeiro e criar os marcadores depois permite que os rótulos citem os números impressos, onde isso for útil.

Uma ressalva de ordem que vale repetir: faça tudo isso depois que a estrutura de páginas estiver definitiva. Excluir páginas, Inserir páginas e Organizar PDF movem páginas, e um marcador aponta para uma página, não para o conteúdo dela.