Editar los marcadores de un PDF

A partir de unas veinte páginas, desplazarse deja de ser una forma viable de encontrar nada. Los marcadores le dan al documento el equivalente de un lomo y unas pestañas de capítulo: un panel que quien lee puede abrir en cualquier momento para ver toda la estructura y saltar directamente a una sección.

Viven dentro del PDF, y eso es lo que hace que merezca la pena añadirlos. A diferencia de las anotaciones propias de un lector o de los favoritos de un navegador, viajan con el archivo: envíalo por correo, súbelo, imprímelo a otro PDF y el esquema seguirá ahí para quien lo abra después.

Para cualquier cosa que una persona vaya a consultar en vez de leer de corrido (un manual, un contrato, un documento de política interna, un informe con anexos, un archivo escaneado) son la mayor mejora de usabilidad disponible, y se añaden en un par de minutos.

Los marcadores se guardan en el catálogo del documento y no en las páginas, y ese único hecho arquitectónico explica casi todos los casos en que desaparecen. Unir copia páginas de varios archivos a un documento nuevo; las páginas se trasladan y los esquemas, que pertenecen a los documentos antiguos, no. No ha fallado nada: sencillamente no hay una forma correcta de combinar tres jerarquías separadas en una.

Extraer páginas tiene la misma forma: las páginas que sacas llegan sin esquema, porque el esquema describía el documento del que venían. Convertir desde otro formato también suele perderlos, salvo que el origen usara estilos de título reales que el conversor pueda asignar a niveles de esquema.

Así que reconstruirlos es una parte normal de montar un documento y no la señal de un problema, y conviene hacerlo al final: cuando ya se ha terminado de unir, extraer y reordenar y los números de página han dejado de moverse.

El error más habitual es una lista plana. Sesenta entradas en una sola columna son solo marginalmente mejores que no tener esquema, porque quien lee sigue teniendo que recorrerlo entero. Anidar las secciones bajo los capítulos hace que el panel se abra mostrando seis u ocho elementos, y quien lee despliega solo la rama que necesita.

Dos o tres niveles es casi siempre la profundidad adecuada. Más allá de eso, el árbol se convierte en algo por lo que hay que navegar por derecho propio, lo que anula su propósito.

Las etiquetas importan tanto como la estructura. Se leen fuera de contexto, en un panel estrecho, así que tienen que entenderse solas: «Condiciones de pago» es mejor que «Apartado 4.2», y «Anexo B: resultados de las pruebas» es mejor que «Anexo B». Manténlas lo bastante cortas como para que no se partan en dos líneas, y reproduce la redacción de los títulos de las páginas para que quien lea sepa que ha llegado al sitio correcto.

Un documento largo suele querer más de una vía de entrada. Los marcadores son el índice en pantalla. Insertar números de página le da a la copia impresa sus referencias y permite que la gente hable del documento por teléfono. Una página de índice impresa, que Unir PDF puede generar al combinar archivos, sobrevive a una fotocopia de una forma que las otras dos no.

Las tres no entran en conflicto, y un documento de consulta bien hecho suele tener las tres. Numerar primero y poner marcadores después permite que las etiquetas del esquema citen los números de página impresos cuando eso resulte útil.

Una advertencia de orden que conviene repetir: haz todo esto después de que la estructura de páginas sea definitiva. Eliminar páginas, Insertar páginas y Organizar PDF mueven páginas, y un marcador apunta a una página, no al contenido que hay en ella.