बुकमार्क एडिट करें

बीस पेज के बाद स्क्रॉल करके कुछ ढूँढ़ना काम का तरीक़ा नहीं रह जाता। बुकमार्क दस्तावेज़ को वही देते हैं जो किताब को उसकी जिल्द और अध्यायों की पट्टियाँ देती हैं: एक ऐसी लीड़ी जिसे पाठक कभी भी खोलकर पूरी बनावट देख सके और सीधे किसी हिस्से पर पहुँच सके।

वे PDF के भीतर ही रहते हैं, और यही उन्हें जोड़ने लायक बनाता है। पाठक की अपनी टिप्पणियों या ब्राउज़र के बुकमार्क से अलग, ये फ़ाइल के साथ चलते हैं — उसे ईमेल कीजिए, अपलोड कीजिए, दूसरी PDF में छापिए, रूपरेखा फिर भी उसी के साथ रहती है, अगले पढ़ने वाले के लिए।

जो कुछ भी सीधे पढ़ने के बजाय देखने-जाँचने के लिए है — कोई मैनुअल, अनुबंध, नीति दस्तावेज़, अनुलग्नकों वाली रिपोर्ट, कोई स्कैन किया संग्रह — उसके लिए यह उपयोगिता का सबसे बड़ा सुधार है, और इसमें दो-चार मिनट ही लगते हैं।

बुकमार्क पेजों पर नहीं, दस्तावेज़ की सूची-तालिका में रखे जाते हैं, और बनावट का यही एक तथ्य उनके ग़ायब होने के लगभग हर मामले को समझा देता है। मर्ज करना कई फ़ाइलों के पेज एक नए दस्तावेज़ में कॉपी करता है; पेज तो आ जाते हैं, पर रूपरेखाएँ, जो पुराने दस्तावेज़ों की थीं, नहीं आतीं। कुछ ग़लत नहीं हुआ — तीन अलग-अलग पदानुक्रमों को एक में मिलाने का कोई सही तरीक़ा है ही नहीं।

पेज निकालने का मामला भी ऐसा ही है: जो पेज आप निकालते हैं वे बिना रूपरेखा के आते हैं, क्योंकि वह रूपरेखा उस दस्तावेज़ का वर्णन करती थी जिससे वे आए थे। किसी और प्रारूप से बदलने में भी वे अक्सर चले जाते हैं, जब तक कि स्रोत में असली शीर्षक शैलियाँ न रही हों जिन्हें कन्वर्टर रूपरेखा के स्तरों से जोड़ सके।

इसलिए रूपरेखा दोबारा बनाना किसी गड़बड़ी का संकेत नहीं, दस्तावेज़ तैयार करने का सामान्य हिस्सा है — और इसे सबसे आख़िर में करना सबसे अच्छा है, जब मर्ज करना, पेज निकालना और क्रम बदलना पूरा हो चुका हो और पेज नंबर हिलना बंद कर चुके हों।

सबसे आम ग़लती है सपाट सूची। एक ही स्तंभ में साठ प्रविष्टियाँ रूपरेखा न होने से मामूली ही बेहतर हैं, क्योंकि पाठक को तब भी पूरी सूची पर नज़र दौड़ानी पड़ती है। अध्यायों के नीचे हिस्सों को सजाने का मतलब है कि लीड़ी खुलते ही छह या आठ प्रविष्टियाँ दिखें, और पाठक सिर्फ़ वही शाखा खोले जो उसे चाहिए।

दो या तीन स्तर लगभग हमेशा सही गहराई होते हैं। उससे आगे जाने पर यह पेड़ ख़ुद ही ऐसी चीज़ बन जाता है जिसमें रास्ता ढूँढ़ना पड़े, और तब मक़सद ही मारा जाता है।

बनावट जितना ही महत्व नामों का है। उन्हें एक सँकरी लीड़ी में, बिना किसी संदर्भ के पढ़ा जाता है, इसलिए उन्हें अकेले भी अर्थ देना चाहिए — “भुगतान की शर्तें” “धारा 4.2” से बेहतर है, और “अनुलग्नक ख: परीक्षण परिणाम” “अनुलग्नक ख” से। उन्हें इतना छोटा रखें कि पंक्ति न टूटे, और पन्नों पर लगे शीर्षकों के शब्द ही दोहराएँ, ताकि पाठक को पता चले कि वह सही जगह पहुँचा है।

लंबे दस्तावेज़ को आम तौर पर भीतर घुसने का एक से ज़्यादा रास्ता चाहिए। बुकमार्क स्क्रीन पर दिखने वाला इंडेक्स हैं। “पेज नंबर डालें” छपी हुई प्रति को उसके हवाले देता है और लोगों को फ़ोन पर दस्तावेज़ के बारे में बात करने लायक बनाता है। और एक छपा हुआ सूची पेज, जो “PDF मर्ज करें” फ़ाइलें जोड़ते समय बना सकता है, फ़ोटोकॉपी में भी बचा रहता है — जो बाक़ी दोनों नहीं कर पाते।

ये तीनों एक-दूसरे के आड़े नहीं आते, और अच्छी तरह बना कोई भी संदर्भ दस्तावेज़ आम तौर पर तीनों रखता है। पहले नंबर डालना और फिर बुकमार्क लगाना यह सुविधा भी देता है कि रूपरेखा के नामों में, जहाँ उपयोगी हो, छपे हुए पेज नंबर भी लिखे जा सकें।

क्रम को लेकर एक चेतावनी दोहराने लायक है: यह सब तभी करें जब पेजों की बनावट पक्की हो जाए। “पेज हटाएँ”, “पेज जोड़ें” और “PDF व्यवस्थित करें” — तीनों पेज खिसकाते हैं, और बुकमार्क पेज पर रखी सामग्री की ओर नहीं, ख़ुद पेज की ओर इशारा करता है।