Modifier les signets PDF

Au-delà d'une vingtaine de pages, le défilement cesse d'être une façon viable de retrouver quoi que ce soit. Les signets donnent à un document l'équivalent d'un dos et d'onglets de chapitres : un panneau que le lecteur peut ouvrir à tout moment pour voir toute la structure et sauter directement à une section.

Ils vivent à l'intérieur du PDF, et c'est ce qui rend leur ajout intéressant. Contrairement aux annotations personnelles d'un lecteur ou aux favoris d'un navigateur, ils voyagent avec le fichier — envoyez-le par e-mail, déposez-le, imprimez-le vers un autre PDF, le plan sera toujours là pour la personne qui l'ouvrira ensuite.

Pour tout ce qu'on consulte plutôt qu'on ne lit d'un trait — un manuel, un contrat, un document de politique interne, un rapport avec annexes, une archive numérisée — c'est la plus grande amélioration d'usage disponible, et elle demande deux minutes.

Les signets sont stockés dans le catalogue du document et non sur les pages, et ce seul fait d'architecture explique presque tous les cas de disparition. Une fusion copie des pages venues de plusieurs fichiers dans un nouveau document ; les pages arrivent, les plans, qui appartenaient aux anciens documents, non. Rien n'a mal tourné — il n'existe simplement aucune façon correcte de combiner trois hiérarchies distinctes en une seule.

L'extraction de pages a la même forme : les pages que vous sortez arrivent sans plan, parce que le plan décrivait le document dont elles proviennent. Une conversion depuis un autre format les perd souvent aussi, à moins que la source n'ait employé de vrais styles de titre que le convertisseur sache transposer en niveaux de plan.

Reconstruire fait donc partie du montage normal d'un document plutôt que d'être le signe d'un problème, et cela se fait en dernier — une fois la fusion, l'extraction et le réordonnancement terminés et les numéros de page stabilisés.

L'erreur la plus courante est la liste à plat. Soixante entrées dans une seule colonne ne valent guère mieux que pas de plan du tout, puisque le lecteur doit tout de même parcourir l'ensemble. Imbriquer les sections sous les chapitres fait que le panneau s'ouvre en montrant six ou huit éléments, et que le lecteur ne déplie que la branche dont il a besoin.

Deux ou trois niveaux constituent presque toujours la bonne profondeur. Au-delà, l'arborescence devient elle-même quelque chose à parcourir, ce qui en annule l'intérêt.

Les libellés comptent autant que la structure. Ils se lisent hors contexte, dans un panneau étroit : ils doivent donc avoir du sens seuls — « Conditions de paiement » vaut mieux que « Article 4.2 », et « Annexe B : résultats des essais » vaut mieux que « Annexe B ». Gardez-les assez courts pour qu'ils ne passent pas à la ligne, et reprenez la formulation des titres présents sur les pages, pour que le lecteur voie qu'il est bien arrivé au bon endroit.

Un long document réclame généralement plus d'une porte d'entrée. Les signets sont l'index à l'écran. Ajouter des numéros de page donne à la copie imprimée ses références et permet de parler du document au téléphone. Une page de sommaire imprimée, que Fusionner PDF sait générer au moment de réunir des fichiers, survit à la photocopie comme aucun des deux autres.

Les trois ne s'opposent pas, et un document de référence bien fait les comporte généralement tous les trois. Numéroter d'abord, poser les signets ensuite, permet aux libellés du plan de citer les numéros de page imprimés là où c'est utile.

Une précaution d'ordre qui mérite d'être répétée : faites tout cela une fois la structure des pages définitive. Supprimer des pages, Insérer des pages et Organiser PDF déplacent tous des pages, et un signet pointe vers une page, non vers le contenu qui s'y trouve.